Документационное обеспечение деятельности музейных учреждений Прикамья
Глубокие преобразования 1980-х гг. не могли не повлиять на организацию музейной работы. Изменились условия деятельности музеев, существенно возросла роль управляющих структур - менеджмента. Документационное обеспечение управления имеет в этой связи немаловажное значение.
Музей - постоянное некоммерческое учреждение, призванное служить обществу и способствовать его развитию, доступное широкой публике, занимающееся приобретением, хранением, исследованием, популяризацией и экспонированием материальных свидетельств о человеке и его среде обитания в целях изучения, образования, а также для удовлетворения духовных потребностей (Международный совет музеев, 1974 г.).
Первые музеи появились в 15 веке в связи с великими географическими открытиями и осознанием необходимости сохранять исторические и культурные ценности. Музеумы, хранилища реликвий в церквях и монастырях, царские сокровищницы - лишь предпосылки современных музеев, выполняющих социальные функции.
Первый музей в Пермской области появился в 1890 г. (Пермский областной краеведческий музей). Основными видами его деятельности до революции была научная и просветительская работа. В первые годы советской власти акцент в деятельности сместился на пропаганду социалистической идеологии. Во второй половине XX века основные виды и формы работы музея достаточно интенсивно развивались, появлялись новые (музейная педагогика, музейный менеджмент и маркетинг, компьютеризация музея).
Важное место в деятельности музеев занимает законодательство об охране памятников. Первые государственные акты по вопросам сохранения ценных предметов известны с начала 18 века, но это были единичные документы. Лишь с установлением советской власти законодательная деятельность в этой области приобрела целенаправленный характер. Культурные ценности стали государственной собственностью. В настоящее время музеи Прикамья руководствуются в своей деятельности законом РФ «Основы законодательства РФ в области культуры» (1992); законом РФ «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (1993); законом РФ «О Музейном фонде РФ и музеях РФ» (1996); федеральным законом «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов РФ» (2002); законом Пермской области «О культурно-исторически-природном наследии населения Пермской области (1997)».
К моменту создания музея уже существовали основные виды документов. Главным из них был устав. Он определял цели музея, его состав, порядок финансирования, управления. Устав содержал в себе и элементы положений о структурных подразделениях и должностных инструкций. Всей перепиской и делами музея заведовал секретарь, он же составлял протоколы. В «полном хронологическом инвентаре» фиксировались все поступления. Ежегодно составлялись сметы доходов и расходов, а также отчёты о деятельности отделов и музея в целом. Существовал и целый ряд других документов.
В советский период сформировались основные системы документации музея. В зависимости от его функций можно выделить управленческую, научную, учётную систему документации. В управленческой системе документации лишь выделим её составляющие, так как они являются стандартными для любого учреждения. Это организационно-правовые документы, планово-отчётная документация, распорядительные, справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Остановимся на специальных системах документации. Основными документами, реализующими учётно-хранительскую функцию, являются акты приёма и выдачи, книга поступлений, инвентарная книга. В них с различной степенью полноты фиксируется наименование предмета, его краткая характеристика (описание, размер, материал, техника, сохранность).
Функция комплектования музея реализуется в основном в экспедициях и отражается в ряде научных документов. Наиболее значимыми являются полевая опись, которая содержит основные признаки предметов (наименование, описание, датировка, происхождение, принадлежность предмета, его размер, сохранность, дата приобретения) и дневник экспедиции, в котором фиксируются наблюдения за действительностью, передвижения, встречи, сведения о предметах, выходящие за рамки рубрик плевой описи, научный отчёт.
Результаты изучения предметов отражаются в «легенде» и карточке научного описания. Они включают в себя происхождение предмета, его движение, пребывание в коллекциях, на выставках, время изготовления, места бытования, способы и условия употребления.
В ходе реализации экспозиционно-выставочной функции музея создаётся комплекс документов, раскрывающих этапы подготовки и осуществления экспозиций.
Научная концепция раскрывает основы экспозиции, тематические планы раскрывают содержание каждого её пункта, определяют источники текстов, перечень экспонатов, экспозиционный план показывает пространственное размещение предметов и включает в себя список экспонатов и экспозиционные чертежи. Все основные положения сводятся в итоговом документе - тематико-экспозиционном плане.
В музее функционирует огромное количество документов, связанных с разнообразием его видов деятельности. Но нужно отметить и существующие проблемы. Практически никак не регламентируются процессы работы с документами, не ведётся их учёт, не соблюдаются правила по их составлению и оформлению. Вероятно, одной из причин этого является отношение к нормативным документам по делопроизводству как к необязательным, а к самой сфере работы с документами как к маловажной.