Роль НСА в популяризации и использовании документов
Самарский областной государственный архив социально-политической истории создан в январе 1998 г. на базе архивохранилища партийных документов государственного архива. Начало созданию существующего ныне НСА было положено партархивом Самарского (Куйбышевского) обкома КПСС. Состав его был традиционным: описи, систематический каталог, каталог фотодокументов, перечни вопросов, рассмотренных на пленумах, заседаниях секретариата, бюро партийных и комсомольских органов (на правах внутрифондовых хронологических указателей), тематические картотеки, именные (персональные) картотеки, фондовая картотека, список фондов. Анализ состояния справочного аппарата выявил несоответствие НСА к партийным документам требованиям государственных архивов, а также и его недостатки: отсутствие исторических справок к фондам и предисловий к описям, недостаточная экземплярность описей, наличие в систематическом каталоге карточек с малоценной информацией, отсутствие системы отсылок, излишнее дублирование карточек, устаревшие схемы классификации каталогов и др. В этой связи важной мерой в решении проблемы интеграции госархива социально-политической истории в систему государственных архивов Самарской области явилась разработка первоочередных мероприятий по созданию научно-справочного аппарата на единой с другими госархивами методической базе. В числе этих мероприятий: усовершенствование заголовков наиболее значимых и информативных фондов 1-й и 2-й категории, подготовка исторических справок, возобновление прерванной в 1991 г. тематической разработки фондов, подготовка и издание Краткого справочника о составе и содержании документов архива, восстановление необходимой экземплярности описей, заголовки которых не требуют редактирования.
Вся работа по созданию и ведению НСА архива имеет своей целью приближение документальных материалов к пользователям, облегчение и ускорение процесса поиска необходимой информации.
Началу работ по усовершенствованию фондов предшествовало проведение анализа состояния НСА к описям, составление списка фондов 1, 2, 3 категорий, хранящихся в ГАСПИ, что позволило в первую очередь приступить к редактированию заголовков фондов наиболее информативных, тех, что вызывают интерес пользователей, активно используются в работе архивистами. Систематический каталог в системе НСА занимает важное место. При исполнении тематических запросов сотрудники архива в первую очередь, прежде чем обратиться к описям, просматривают соответствующие разделы каталога в поисках нужной информации; пользователи читального зала активно обращаются к каталогу, чему, кстати, способствует его удобное расположение. Призвана улучшить состояние каталога, упростить пользование им новая схема классификации документов ГАСПИ, разработанная на основе Схемы классификации документов партархивов и Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. Каталог фотодокументов ГАСПИ также широко используется как пользователями, так и сотрудниками архива при подготовке выставок, исполнении тематических запросов. В 2001 г. подготовлена новая схема классификации фотодокументов, в 2002 г. началось редактирование каталога фотодокументов. Одновременно с ведением традиционного фотокаталога с 2002 г. приступили к внедрению автоматизированного программного комплекса «Фотокаталог», разработанного ЦДНИ Удмуртской Республики. Внедрение БД «Фотокаталог» позволит отыскать в кратчайший срок любой фотодокумент и получить его электронную копию, не обращаясь к оригиналу. С 2003 г. началась работа с БД «Предметно-тематический указатель к протоколам заседаний Самарского губкома (1918—1928 гг.)». Документы фонда губкома имеют большую общественную значимость и широко используются пользователям, сотрудниками архива. Карточки систематического каталога не раскрывают в полном объёме содержание протоколов заседаний руководящих органов губкома, а перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях пленумов, бюро, секретариата губкома отсутствуют. Как можно полнее удовлетворить потребности в ретроспективной информации, содержащейся в документах фонда и призвана АБД. В связи с принятием Закона Самарской области «О внесении дополнений в Закон Самарской области «О ежемесячной доплате к пенсии лицам, имеющим особые заслуги перед Самарской областью» в последнее время участились запросы органов соцзащиты и пенсионного фонда о секретарях партийных и комсомольских органов. Чтобы ускорить поиск информации сотрудники архива приступили к созданию собственной БД «Персоналии». Способствуют быстрому выполнению социально-правовых запросов картотеки о награждении знаками и грамотами ЦК ВЛКСМ, обкома комсомола; о премировании работников партийных и комсомольских органов, которые архив ведёт с 1999 г. В 2001 г. издан Краткий справочник о составе и содержании документов ГАСПИ — первое научно-информационное издание за всё время существование архива. В него включены основные фонды и даны краткие аннотации состава документов фондов. Но сейчас назрела необходимость в более информативном справочном издании, содержащим информацию обо всех фондах, хранящихся в ГАСПИ. Одной из самых важных задач на современном этапе совершенствования системы НСА ГАСПИ является создание полноценного Путеводителя по фондам, раскрывающего перед исследователями все документальное богатство архива. Перед сотрудниками архива, работающими над подготовкой Путеводителя, стоит задача подготовить не только подробные аннотации состава и содержания документов фондов, но и составить полноценные исторические справки. Все принимаемые госархивом меры направлены на создание развитой структуры научно-справочного аппарата, призванной повысить качественный уровень всестороннего использования документов Архивного фонда.