Анализ состояния сайта Государственного общественно-политического архива Пермской области
(2004-2008 гг.)
В марте 2004 г. в сети Интернет появился сайт нашего архива http//politarchive.perm.ru.
Главная цель создания сайта была - привлечение внимания потенциальных пользователей архивной информации.
Основные задачи:
- доступное и популярное информирование широкого круга пользователей о составе и содержании фондов архива;
- отражение в информационном пространстве всех направлений деятельности архива;
- оперативное реагирование на события в архивной службе и обществе в целом.
На тот период сайт отвечал поставленным задачам.
В 2005 г. возникла необходимость технического обновления сайта, расширения возможностей административного управления. Такая работа была проведена. Также были добавлены новые разделы «Ссылки», «Гостевая книга», «Карта сайта», «Поиск», установлен счетчик посещений сайта.
В период 2006-2008 гг. работа с сайтом не прекращалась (за исключением второго полугодия 2006 г.), но, в основном, она была связана с информационным наполнением существующих разделов и рубрик, обслуживанием посетителей Гостевой книги
5 лет работы в информационном пространстве дали свои положительные результаты. Наш сайт вот уже 2 года находится в первой десятке в рейтинге сайтов управлений архивным делом, государственных архивов и архивных отделов России. Рейтинг проводится лабораторией факультета технотронных архивов и документов Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета. Только за первых 2 месяца 2005 г. было зафиксировано 2160 посещений. Ежемесячно посещало 1300 чел. В 2006 г. (за 1 полугодие) - 8544 пос. (по второй половине года сайт не работал), в 2008 г. - 304 027 пос.
2009 год ставит перед архивистами новые задачи, они созвучны общеотраслевым и государственным.
1. Распоряжением Правительства РФ №632-р от 06.05.2008 г. была одобрена «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.». Среди приоритетов Концепции – создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступа к ведомственным информационным ресурсам. Применительно к архивной отрасли задача звучит следующим образом – обеспечение широкого открытого доступа к научно-справочному аппарату.
2. Для обсуждения проблемы архивного «сайтостроения» ежегодно стал проводиться Всероссийский научно-практический семинар-совещание «Российские архивные сайты: опыт, проблемы, перспективы развития», в рамках которого проводится мониторинг всех архивных сайтов, и оформляются рекомендации. Впервые он прошел в мае 2007 г. в г. Чебоксары. В 2008 г. заместителем начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива Киселевым И.Н. были определены основные цели присутствия архивов в сети Интернет.
- предоставление общей справочной информации об архивных документах и архивах;
- постоянное информирование об архивной деятельности;
- содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг;
- взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов;
- популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.
Существующий сайт ГОПАПО, частично решает поставленные задачи, но требует модернизации и усовершенствования.
На данный момент наш сайт выглядит следующим образом.
Всего 6 основных разделов, в каждом из которых есть свои подразделы.
1 «Об архиве»
- Общая информация
- Контакт
- Читальный зал
- История
- Структура
содержит общую информацию об архиве, основных его задачах и функциях, составе и содержании документов, контактную информацию, правила работы читального зала и стола справок. Представлена структура руководства, отделов (У нас эта информация представлена очень подробно и дополнена фотографиями). К сожалению, работа в этом направлении не доведена до конца.
В этом разделе было бы уместно добавить подраздел «Архивное законодательство». Он необходим для размещения правовых нормативных актов, регулирующих деятельность архива, которые, в связи с переименованием, будут обновлены.
2 «Деятельность» - В данном разделе представлена информация обо всех мероприятиях, организованных архивом и при участии архива – презентациях, конференциях, выставках; о выполняемых запросах, услугах осуществляемых архивом; о научно-справочном фонде.
- Мероприятия
- Запросы
- Услуги
- Прейскурант
- СИФ
- Планы, отчеты
- Интернет-конференция
- Выставки
- Электронные выставки
- Тезисы для конференция «Гражданская войны на востоке России». Два последних появились в 2008 г.
В этом разделе целесообразно было-бы не делать такое дробное деление на подразделы. Подразделы «Тезисы для конференции «Гражданская война на востоке России» и «Интернет-конференция» объединить, и всю их информацию перенести в подраздел «Мероприятия». И добавить новый подраздел – «Архивные проекты»
3 «Публикации» - выложены статьи по документам архива, подготовленные сотрудниками архива, журналистами, краеведами и учеными; информация о публикациях в средствах массовой информации.
- Статьи
- СМИ
- Издания
- Издания по документам
- Немцы в Прикамье (эл. вариант книги)
- Книга Памяти (эл. вариант книги)
- Журнал «Ретроспектива»
- Журнал «Промышленная безопасность и экология»
В данном разделе несколько подразделов дублируют друг друга. Это «Издания» и «Издания по документам», «Статьи» и «СМИ». В результате это привело к тому, что у администраторов сайта возникают трудности при размещении конкретной информации – в определении ее адреса. Или она представлена в обоих подразделах. В данном случаи необходимо убрать такие подразделы, как «СМИ», «Издания по документам», «Журнал «Ретроспектива» и «Журнал «Промышленная безопасность и экология». Всю их информацию перенести в соответствующие подразделы: «Статьи» и «Издания». И добавить новый – «Рецензии и отзывы».
4 «Документы» - содержит краткую характеристику фондов · по тематике, · по хронологии; рубрикатор всех наших фондов по путеводителю; постоянно обновляющуюся информацию о новых поступлениях документов.
- Новые поступления
- Состав документов
- Перечень фондов
- Библиотека
5 «НСА» - представлено описание научно-справочного аппарата к документам архива
- Описи
- Указатели (всего 2)
- Каталоги
- Обзоры
- Путеводитель
- Базы данных
6 «Новости» - этот раздел знакомит посетителей нашего сайта со всеми анонсами, событиями, новостями о жизни и деятельности архива.
На сегодняшний день возникла необходимость добавления такого раздела, как «Архив новостей», который предоставит возможность более рационально разместить накопившуюся информацию и облегчит ее поиск.
«Календарь знаменательных дат» - ежемесячно обновляется. С 2008 г. дополнился фотографиями из наших архивных фондов и книг библиотеки.
Есть на сайте «Гостевая книга», где все желающие, посетившие наш сайт, могут оставить свои вопросы, замечания, пожелания и предложения. Необходимо отметить, что «Гостевая книга» – это один из вариантов организации обратной связи с пользователями. Здесь пользователи получают возможность прочитать сообщения, оставленные другими посетителями сайта. Это дает им возможность скорректировать свои вопросы и предложения. Главное в работе «Гостевой книги» – оперативность ответов, конкретность и публичность ответа. В нашем случае, необходимо в первую очередь решить проблему защиты от автоматизированного спама, который отрицательно влияет на имидж сайта.
Другим вариантом организации обратной связи является «Форум». «Форумы» сложные по установке и модерации, но дают возможность многоуровневого общения. Сообщения на «Форуме» разграничиваются по темам и подтемам, формируя «ветви» для обсуждения. Количество участников обсуждения может быть разным. Руководству архива необходимо определиться – надо организовывать Форум на нашем сайте или нет. Или его организацию отложить на более позднее время, когда будут созданы все условия для его поддержки. В материалах, посвященных архивному сайтостроению, существует мнение, что представители службы поддержки сайта не обязаны принимать участие в обсуждении каждой темы. Они могут ограничиваться ролью наблюдателей с правами модераторов.
Отсутствие высококвалифицированного программиста, который смог сам провести модернизацию сайта, вынудило нас обратиться за помощью к организации «Архивные Информационные Технологии». Сотрудниками данной компании был изучен сайт архива с технической точки зрения, дизайнерской, организации структуры и представления материала. После были оформлены заключение и рекомендации по дальнейшему развитию нашего сайта. (Приложение 1)
Службой поддержки нашего сайта были обозначены следующие проблемы и предложения по его модернизации.
1 Содержательная часть сайта:
- в связи с переименованием архива провести обновление информационного содержания раздела «Об архиве». Использовать информацию «Буклета по истории архива»;
- сокращение, группировка подрубрик разделов «Деятельность», «Публикации»; добавление новых разделов «Архив новостей», « Архивное законодательство», «Архивные проекты», «Рецензии и отзывы»;
- использовать возможности 4-й версии ПК «Архивный фонд» для составления электронного Путеводителя по фондам, размещения имеющегося НСА к документам архива.
2 Техническая часть сайта:
- изменить дизайн сайта;
- увеличить скорость загрузки страниц сайта;
- определить вариант обратной связи с пользователями;
- использовать возможности автоматического переноса имеющихся данных на сайт (БД «Календарь знаменательных дат»);
- в разделе «Запросы» создать ссылку «Подать запрос»;
- на главной странице сайта сделать сноски «Поиск по сайту», «Услуги», «Электронные выставки», «Подать запрос»;
- сделать технически возможным, чтобы дата из «КЗД» на главной странице отображалась с фотографией
3 Организационные задачи:
- привлечь специалистов к решению наших задач