Отдел НСА, ААТ и ИПС
Информация к аппаратному совещанию по целевой программе «Техническое переоснащение и модернизация архивной отрасли Прикамья в 2006-2010 гг.»
Изучив состояние, условия хранения научно-справочного аппарата к документам архива можно сделать вывод, что условия хранения на данный момент оставляют желать лучшего:
- основной массив научно-справочного аппарата (систематический каталог, картотеки) размещен в деревянных ящиках, что не может обеспечить сохранность научно-справочного аппарата при чрезвычайных обстоятельствах;
- увеличивается количество карточек в связи с каталогизацией документов, карточки расположены вплотную друг к другу, тем самым, затрудняется поиск информации;
- а картотека «Первичных партийных организаций, форма № 8» вообще хранится в связках, в коробках.
Для создания надлежащих условий хранения научно-справочного аппарата необходимо приобретение специального оборудования – металлических шкафов с врезными замками. Ожидаемые результаты от этого может и не столь велики, но они достаточно значимы. Это:
- повышение оперативности поиска архивной информации;
- обеспечение физической сохранности НСА;
- в конечном итоге - обеспечение сохранности документов.
Основной, базовый архивный справочник – архивная опись – хранится на данный момент в металлических сейфах, которые очень тяжелые, громоздкие. С целью оптимизации использования архивных площадей предлагаем заменить старые сейфы на более легкие, - металлические с фиксирующими замками. К тому же, часть описей в архивохранилищах (1 и 3 экземпляры) находится вне сейфов, что недопустимо; а в связи с новыми поступлениями документов в архив увеличивается количество описей, которые также необходимо размещать в определенное место с надлежащими условиями хранения.
Заказать, приобрести новое оборудование, мы прелагаем в ООО «фирма «Сатурн», так как в 2002-2003 гг. часть старых картотечных ящиков уже была заменена новыми шкафами, поставляемые именно этой фирмой.
Также, мы предлагаем внести в целевую программу пункт - оснащение ГОУ «ГОПАПО» высокотехнологичным оборудованием для создания фонда пользования. А именно, приобретение скоростного промышленного сканера ЭЛАР СКАМАКС 3000, с помощью которого можно создавать электронные копии фонда пользования (ФП):
- особо ценных дел (ОЦД);
- наиболее востребованных, часто используемых документов;
- документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии (в первую очередь это касается документов 20-40-х годов XX века);
- документов с наличием затухающего текста.
Приобретение этого оборудования позволит нам:
- прежде всего, обеспечить физическую сохранность документов (так как исключается выдача оригиналов документов);
- это и расширение доступа к особо ценным документам, к архивным фондам в целом;
- это и оперативность поиска архивной информации, ускорение выполнения запросов;
- многоаспектное использование оцифрованных архивных документов, в том числе и коммерческое использование электронных копий;
- быстрота изготовления электронных копий.
Наличие скоростного сканера предполагает приобретение определенного программного обеспечения для автоматизации архивной деятельности.
Подготовлены приложения, где представлены все необходимые расчеты, материальные затраты на приобретение нового оборудования.