О работе читального зала и мерах по ее совершенствованию
Читальный зал играет в архиве своеобразную роль. Именно здесь осуществляется связь его с внешним миром. Сюда приходят работать потребители архивной информации, здесь происходят встречи с общественностью (при презентации фондов, проведении круглых столов), с представителями научного мира - на конференциях. Преподаватели, студенты, школьники присутствуют здесь на лекциях, экскурсиях, занятиях, участвуют в семинарах, проходят практику.
Очевидно, что исследователи могут судить об архиве в основном по работе его читального зала. Именно здесь проявляется качество работы всех других служб. Потому насколько быстро здесь можно получить доступ к документальной информации, в каком объеме и на каких условиях судят о работе всего архива, слаженности и эфективности всех его служб. Таким образом, работа читального зала чрезвычайно важна и требует к себе большого внимания.
В последние годы работа читального зала базировалась на основе Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ, утвержденных приказом Росархива от 16.12.98 за № 51. Регламент работы ч/з ГАНИОПДПО был разработан на его основе в 1999 году ведущим специалистом Л.С.Бортник и зав. отделом обеспечения сохранности документов Н.М. Носковой. Организовывалась работа в соответствии с перспективными и текущими планами архива. Приоритетным направлением работы было совершенствование системы обслуживания пользователей
Обеспечение условий для работы в читальном зале
Наш зал располагает достаточно комфортными условиями для работы пользователей. Имеются отдельные столы, четыре из которых оборудованы настольными лампами в этом году. Данное обстоятельство позволило в какой-то степени решить проблему светового режима, поскольку верхний свет обеспечивает лишь 60 люксов, из 100 необходимых. Постепенно необходимо оборудовать и другие столы. Кроме того, здесь есть энциклопедии, словари и другая справочная литература, богатый газетный фонд. Пользователям оказываются услуги по ксерокопированию, и с 2001года- сканированию.
Оформление зала улучшается – новые шторы, кашпо.
В соответствии с требованиями охранного режима у нас действует пропускная система. В 1999 году была принята новая форма пропуска, соответствующая стандарту. Желательно, чтобы была введена более солидная форма пропуска для постоянных пользователей – с фотографией, в ламинированном или картонном варианте.
До сих пор остается не решенным вопрос с личными вещами пользователей. Люди не рискуют оставлять сумки в отведенном для этого шкафе. Необходимо оборудовать раздевалку закрывающимися шкафами, типа КЛБ.
За работой читального зала осуществляется контроль, однако он не может быть абсолютным, поскольку ведущий специалист выполняет многие другие виды работ: получает описи в соседнем помещении, получает дела, передает документы на ксерокопирование, работает на компьютере, находящемся в другом помещении (составляет Календарь памятных дат, пишет статьи, лекции). Эта проблема могла бы быть решена введением новой рабочей единицы – смотрителя, на которого была бы возложена также обязанность проверки листажа после использования дел в ч/з (так, за 2000 год мной было проверено около 80000 листов).
Работа читального зала тесно связана с работой сектора архивохранилищ, хочется отметить, что по всем возникающим вопросам мы находим взаимопонимание, поэтому особых проблем с регламентом работы данного сектора не возникает.
Чтобы правильно строить работу зала необходимо иметь реальное представление о составе пользователей, как количественном, так и качественном. Наши постоянные пользователи это преподаватели вузов – доктора и кандидаты наук, аспиранты, а также, - учителя, научные сотрудники музеев, краеведы, журналисты, работники генеалогических ассоциаций, гимназисты, лицеисты, школьники и специалисты различных отраслей. Наибольшее количество ученых и студентов это представители ПГУ и ПГТУ, в меньшей степени ПГПУ, почти отсутствуют преподаватели других вузов. Круг пользователей расширился за счет массового притока студентов, а за два последние года даже школьников – гимназистов и лицеистов. Постоянный контингент исследователей составляет в последние годы около 80 человек в год, из них, в процентном отношении, научные сотрудники и преподаватели вузов составляют около 30 % студенты, лицеисты и школьники – 35 %, краеведы – 15 %, специалисты около 10 %. Проблема с количественным составом возникала в связи с переходом архива в систему ГАСа, поскольку прежние, наиболее активные кадры пользователей были упразднены (аспиранты и докторанты кафедр истории КПСС в среднем до 40 человек в год), а в новой экономической ситуации историки, социологи и политологи – потенциальные потребители информации нашего архива, почти не занимаются научно-исследовательской работой (в 90 гг. менее 10 аспирантов). При этом, число пользователей, изучающих документы архива для получения очередной ученой степени, приезжающих из других городов, сократилось еще в большей степени (до 5 человек в год).
Таким образом, работа читального зала должна быть ориентирована в большей степени на две категории пользователей – традиционную – научных сотрудников, и новую – студентов и школьников. Вторая категория требует к себе большего внимания, и даже руководства в процессе работы.
Вопрос привлечения новых пользователей сотрудники читального зала решали несколькими путями:
- разрабатывали тематику курсовых и дипломных работ для кафедр исторических факультетов;
- в 2000 году, по инициативе Л.С. Бортник, был проведен лекторий для учащихся лицея ПГУ, исторического класса, который познакомил с особенностями нашего архива, характером его документов и правилами работы. Лекции и практические занятия проводились сотрудниками структурных подразделений архива. Сейчас можно говорить о том, что эксперимент удался. В последующем эти учащиеся стали нашими пользователями и, вероятно, став студентами ПГУ, они продолжат работу в архиве. Очевидно, есть смысл продолжить начатую работу;
- ведущим специалистом отдела информации Л.В. Мишлановой накоплен интересный опыт по работе с гимназистами. Можно говорить о кураторстве с ее стороны, совместно с Купкель и Семянниковым, преподавателями гимназии №92, научными работами учащихся;
- информационные письма, приглашающие принять участие в конференциях, также способствовали привлечению новых пользователей;
- играли свою роль и информационные письма ГАНИОПДПО в вузы города о новых поступлениях документов в архив.
Следует отметить неуклонную тенденцию роста численного состава пользователей с 1992 года. За десять лет он увеличился с 57 до 428 человек (с учетом разовых посетителей) и перекрыл показатели работы архива в 70-80 гг.
В 2000 году было зарегистрировано 1300 посещений, пользователям было выдано 729 описей, 5447 дел ; на 25 июня 2001года соответственно576, 395, 3.142. Таким образом можно говорить о сохранении тенденций, наметившихся в 90-е годы.
Тематика исследований влияет на использование архивных фондов, поэтому на этом вопросе следует остановиться подробнее. Условно тематику можно разделить на две части: - традиционную и новую.
Традиционная тематика включает: историю конкретных предприятий и организаций , регионов Прикамья, отдельных исторических периодов советской истории. Например: “ История партийной и комсомольской организации завода им. Ф.Э. Дзержинского”, “Партийное руководство эстетическим воспитанием трудящихся в 1946-65 гг.”, “История Пермского политехнического института”.
Новая тематика, вызванная изменившейся общественно-политической ситуацией в стране, стала преобладающей. При этом она отличается определенной четкостью и хронологической узостью. Условно темы могут быть разделены на такие группы:
- Социальная история Советского общества : Управленческая элита Пермской области (1938-1941), Промышленные рабочие Урала (1955-1985), Рабочие Урала в 1914-1941 гг. (численность, состав, социальный облик), Научно-педагогическая интеллигенция Уралла и власть в гг. НЭПа, История крестьянства Пермской области в 1953-1965 гг.
- Государство и религия: Церковь и общество в 20-30-е гг., Взаимоотношения церкви и государства 30-е гг., Обновленческий раскол в Пермской епархии (1922-1929 гг), История мечетей Уинского района.
- Политические и общественные организации: Пермские отделения политических партий России: Взгляд на Будущее, Партия “Зеленых” Прикамья, Трансформация социальной политики С-Д-их партий (1985-1999 гг., История скаутизма.
- Развитие науки и культуры Пермской области : Общественно-политическая мысль Коми ПАО 1917-1925, Музыкальная культура Урала в 1920-1930 гг, Развитие исторической науки в Пермской области 50-60-е гг.
- Деятели науки и культуры: Творческий портрет А.Г. Будриной, Творчество писателя Н.Н. Вагнера, Научные работники Пермских вузов в годы Великой Отечественной войны.
- Политические репрессии: История политических репрессий, История Вишерского ИТЛ, История КГБ в 1964-1981, История Кизеллага, Политический лагерь “Пермь-35”, Вклад исправительно-трудовых учреждений в победу в ВОВ, Гулаг в Прикамье в довоенный период.
- Великая Отечественная война: Степень готовности обороны СССР в предвоенные годы, Морально-психологический
Исходя из приведенной тематики можно сделать вывод о том , что чаще всего используются фонды Обкома КПСС, Горкома, райкомов, за период 20-30-х гг. используются фонды Губкома, Укомов. В последнее время особенно востребованными оказались фонды первичных партийных организаций и новых партийных и общественных организаций.
Растет динамика выдачи дел по этим фондам 1997 –1336, 1998 –2285; 1999- 4275.
В хронологическом отношении в большей степени используются документы I половины XX века, что вполне объективно, поскольку более близкие годы у историков не принято изучать, это прерогатива политологов и социологов.
Обслуживание пользователей
- Систематически обновляется стенд информации для исследователей (информационные письма, тезисы архива и других организаций, в издании которых принимали участие наши сотрудники, буклеты, документы РОСАРХИВА);
- Для упрощения работы пользователей, ее ускорения был пополнен справочно-информационный аппарат читального зала: в 1999 г. в сюда были переданы Перечни вопросов, рассмотренных на пленумах и бюро по отделам, в середине 2000 г. - картотека фондов, которая систематически пополняется. Была продолжена работа над Перечнем изданий ГАНИОПДПО, который включает теперь материалы с 1991 по 1999 годы. Используются и материалы НСА- обзоры, картотеки, перечни а также долгожданный сигнальный экземпляр путеводителя;
- Исследователям оказывается консультационная помощь по выбранным ими проблемам (с одной стороны, это позволяет пользователю получить нужную информацию в кротчайший срок, но с другой, исследователь лишается права выбора, поиска. Поэтому создание электронного варианта путеводителя, созданного на основе программы “Архивный фонд”, имело для нас колоссальное значение, хотелось бы скорее использовать его, для чего в зале необходимо установить компьютер. Кроме того это даст возможность использовать программы “Читальный зал”, “История религии Прикамья”, “Календарь памятных дат” и другие справочники) .
- Ведущий специалист организует копирование документов по запросам пользователей, ведет учет изготовленных копий, оформляет финансовые документы ( за 2000 г.- 4.605-71; за 6 месяцев 2001 г.-8.014-26, рост доходов следует объяснить увеличением платных услуг за социально-правовые вопросы
- Заменяя специалиста по запросам (в период отпуска, болезни, и т.д.) ведущий специалист читального зала осуществляет прием, рассмотрение заявлений граждан, обращающихся в архив, затем исполняет социально-правовые запросы. Он также выдает заверенные копии и выписки из документов, справки социально-правового характера.
Обеспечение сохранности документов
- Документы выдаются исследователям в установленном порядке, контролируется их своевременное возвращение в архивохранилище, проверяется сохранность документов, листаж, заполнение учетных документов.
- В случае плохого состояния дел они передаются в отдел сохранности документов с сопроводительными записками.
- Начата научно-техническая обработка библиотечного фонда (необходимо подчеркнуть, что она протекает очень медленно, ввиду загруженности сотрудников. Основные объемы работ были сделаны силами студентов. Вероятно есть смысл привлечь профессионала на временную работу).
- Постоянно осуществляется контроль за соблюдением требова-ний инструкции об охранном режиме и противопожарной безопасности.
Документационное обеспечение работы читального зала
В соответствии с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов и Регламентом работы, в читальном зале ведущим специалистом осуществляется оформление исследователей и ведется следующая документация:
- Журнал регистрации пользователей и их личных дел (на 23.06.01-75 человек, за 2001 год);
- Личные дела пользователей, включающие анкету, отношение, и требования на выдачу дел (сейчас в сейфе ч/з хранятся дела с 1987 по 2001);
Картотеки:
- Картотека исследователей алфавитная (карточки учета исследователей и тематики исследований –150 шт.)
- Тематическая картотека (карточки тематики исследований – 150 шт.)
- Картотека изданий архива (авторы)
- Ежегодно готовится “Календарь памятных дат”, так, в 1999 году он включал около 400 статей, в 2000 – более 300. Кроме того, с 2000 года идет работа над календарем “День за днем”, включающем весь XX век.
- Все бланки, используемые в ч/з выполнены в соответствии с образцами последних инструкций.
С июня 1999 года я работаю ведущим специалистом читального зала. За это время мной была проделана следующая работа :
- Разработан регламент работы читального зала;
- Всоответствии с регламентом введены новые виды пропусков, бланки картотек и личных дел;
- На доске объявлений для пользователей, ежемесячно вывешивается план работы зала.
- Введена новая картотека –авторы, участники конференций;
- Календарь памятных дат приобрел новое качество – его статьи стали в большей степени насыщаться информацией, число их увеличилось до 400-от;
- Ведется работа над календарем “Прикамье, век “XX”;
- Разработана тематика лектория для студентов и лицеистов о принципах работы архива. Один цикл был проведен сотрудниками всех отделов в 2000 году и дал хорошие результаты;
- Разработана лекция, по документам архива, “Вклад Прикамья в Победу”, которая читалась в совместном проекте с Пермской художественной галереей “Война глазами художников”;
- Регулярно, почти к каждому мероприятию, проходящему в читальном зале организуются выставки книг;
- Весной этого года зал был заново озеленен;
- К четырем конференциям были написаны тезисы, для журнала “Архивы Урала” подготовлена статья;
- Число пользователей и посещений постоянно растет;
- В зале стараюсь поддерживать доброжелательную, деловую атмосферу.
Заключение
Функции читального зала должны определять его работу и перспективу развития. Основная, главная его функция – это предоставление пользователям возможности для работы с документами. Уровень условий работы включает следующие моменты : комфортность, которая обеспечивается у нас в достаточной степени. Но есть некоторые проблемы в этом плане – недостаточное теплоснабжение и содержание кислорода в воздухе, очевидно для последнего необходимо приобретение кондиционера.
Следующий момент – своевременная выдача описей, дел, их ксерокопирование и сканирование. Благодаря слаженной работе сотрудников архивохранилищ, а также обслуживающих оргтехнику проблем в этом плане не возникает. Но, возможно, что сохранение тенденции роста пользователей приведет к увеличению заказов, которые могут выполняться быстрее за счет установки компьютерной программы “Читальный зал”.
Кроме того, возникают проблемы, связанные с отсутствием прямого доступа к НСА архива, этот вопрос может быть решен с установкой в читальном зале компьютера, с программами для пользователей, что обеспечит скорейший интеллектуальный доступ к документам.
Необходимо решить вопрос с обеспечением сохранности личных вещей пользователей, для чего установить шкаф с закрывающимися ячейками.
Расширение маркетинговой деятельности архива потребует все большего времени для ведения документации, вряд ли я буду с этим справляться, поэтому предлагаю образовать новую штатную единицу.
Для абсолютного соблюдения охранного режима в зале необходим смотритель, одновременно занимающийся проверкой листажа.
Для постоянных пользователей необходимо разработать более прочную форму читательского билета, и если это будет необходимо брать за него плату (так, в ч/з КДЦ такой билет стоит 15 рублей, причем выдается в обязательном порядке).
В связи с тем, что сейчас мы располагаем новым выставочным оборудованием, стены чит./зала будут свободными, хотелось бы облагородить их живописными работами – эстампами или картинами пермских авторов.
Для сохранения контингента пользователей необходимо продолжить работу по информированию кафедр профильных вузов о наших новых и рассекреченных документах, но хотелось бы попробовать делать это не через информационные письма, как сейчас, а при личных встречах, предположим , принимая участие в заседаниях кафедр.