Проблемы и перспективы работы с держателями фондов личного происхождения в ГОПАПО
Планомерную работу по сбору документов личного происхождения сотрудники ГОПАПО ведут начиная с 1950-х гг.
В составе документов партархива того времени личные (биографические) документы ветеранов партии и комсомола, воспоминания участников Великой Октябрьской Социалистической революции и гражданской войны.
Документы были систематизированы в соответствии с существовавшими тогда Правилами и вошли в состав фонда № 90 «Коллекция документов по истории областной организации КПСС». На наиболее крупные поступления были составлены отдельные описи, вошедшие также в состав фонда № 90.
В настоящее время принято решение о переработке этих описей в соответствии с существующими сегодня Правилами, создании на их основе отдельных личных фондов.
Опыт такой работы в архиве уже есть. Так в 2003 г. была переработана опись документов личного происхождения Назаровского Бориса Никандровича, журналиста, ответственного редактора областной газеты «Звезда», главного редактора Пермского книжного издательства, краеведа.
Работа по переработке данной описи была приурочена к 100-летию со дня рождения известного журналиста и краеведа. Опись была включена в сборник воспоминаний о Б.Н. Назаровском, изданный при участии Департамента культуры и искусства администрации Пермской области, Пермской областной универсальной библиотеки им. А.М. Горького.
Совместная с библиотеками, музеями, общественными организациями работа представляется нам наиболее плодотворной в свете популяризации знаний о замечательных людях Прикамья (здесь и совместные выставки, и презентации, и совместные издания). Такого рода деятельность не нова для нашего архива, учтена и при разработке Комплексной программы комплектования ГОПАПО документами личного происхождения на 2005 – 2008 гг.
Подобная Комплексная программа существует в архиве с 1997 г., предусматривает работу по нескольким направлениям:
- Расширение базы комплектования архива документами личного происхождения;
- Заключение договоров на передачу документов личного происхождения в архив;
- Пересмотр списков – источников комплектования;
- Работа с фондообразователями;
- Организация и проведение работы по описанию документов личного происхождения;
- Прием документов на государственное хранение;
- Учет работы с фондообразователями;
- Использование документов личного происхождения;
- Методическая работа.
Одним из основных направлений деятельности архива по пополнению Архивного фонда Пермской области документами личного происхождения является выявление новых источников комплектования.
В этом направлении нам очень помогают общественные организации – наши источники комплектования. С 1998 г. в договоре с организациями – источниками комплектования имеется даже специальный пункт об обязательстве организаций оказывать помощь архиву в создании личных фондов из числа авторитетных, заслуженных работников организаций.
Используем мы и письма к руководителям организаций с просьбой о помощи в создании личных фондов.
ЭЦ, НТО документов личного происхождения в нашем архиве по штату занимается только один человек, но выявление новых источников комплектования – задача всех сотрудников архива, независимо от того, работают ли они в отделе сохранности или использования документов, занимаются ли исполнением социально-правовых запросов граждан или работают с КФФД. Слаженная работа всех сотрудников архива очень помогает в выявлении лиц – потенциальных фондообразователей.
В последние годы документы личного происхождения описываются не только сотрудниками отдела комплектования, но и сотрудниками других отделов. Это значительно ускорило работу по переработке старых описей, введению в научный оборот новых документов личного происхождения.
С 1997 г. по сегодняшний день обработаны и введены в научный оборот документы личного происхождения по 45 фондам (это более четырех с половиной тысяч единиц хранения). Среди них личный фонд Лапкина Ивана Ивановича, профессора ПГУ, доктора химических наук, заслуженного деятеля науки и техники; Зотина Владимира Николаевича, кандидата технических наук, зам. главы г. Перми, председателя Пермского отделения объединения «Яблоко»; Шубиной Эльвиры Михайловны, народной артистки РСФСР, певицы, солистки Пермского государственного ордена Трудового Красного Знамени академического театра оперы и балета им. П.И. Чайковского; Барабанщикова Григория Степановича, диктора Пермской государственной телевизионной и радиовещательной компании «Т-7», заслуженного работника культуры Российской Федерации, Почетного гражданина г. Перми и др.
Документы личного происхождения принимаются в архив на основе договора дарения, но время «рыночных отношений» диктует свои условия, и мы уже не раз сталкивались с ситуацией, когда документы предлагают архиву купить.
Опыта приобретения документов на основе договора купли – продажи у нас в архиве нет. Разработка такого договора – дело будущего. Вместе с тем, на этом пути, как нам кажется, могут возникнуть и значительные трудности.
Во-первых, вряд ли кто из держателей личных фондов будет заключать договор дарения, если узнает, что документы можно продать. В этом случае нам просто придется перейти от договора дарения к договору купли-продажи, что в современных условиях для нашего архива неприемлимо.
Во-вторых, порой не всегда можно сразу определить ценность документов. Документы, не представляющие интереса сегодня, могут оказаться ценным источником исторической информации завтра.
В-третьих, есть проблемы этического характера. Порой держатели личных фондов неадекватно оценивают значимость сдаваемых документов и могут разойтись во мнении с ЭМК архива.
Работа с держателями личных фондов, проводимая в архиве, разнообразна и многопланова: личные встречи и беседы, анкетирование, поздравительные открытки, благодарственные письма, направляемые в адрес фондообразователей. Наиболее действенной формой по пропаганде документов личного происхождения являются презентации личных фондов. Презентации всегда получают широкий общественный резонанс, освещаются СМИ, и единственным недостатком таких мероприятий порой оказывается нехватка места, невозможность вместить всех желающих принять участие в презентации в небольшой читальный зал архива.
Одно из перспективных направлений работы связано с созданием при архиве различных советов: совета ветеранов участников локальных войн, совета ветеранов партии и комсомола. Такие советы могли бы помочь выявить активистов и с их помощью вести работу по сбору документов и воспоминаний. Особенно актуально это сегодня, когда уходят из жизни и участники военных действий, и поколение партийных деятелей 60–80-х годов.
Все чаще в архив поступают документы на «нетрадиционных видах носителей»: видео, фонозаписи. Использовать такие документы исследователям крайне затруднительно из-за отсутствия аппаратуры. Задача будущего – сделать такие документы доступными.
Проблемой остаются электронные, машиночитаемые документы. При отсутствии рукописей мы принимаем в составе личных фондов такие документы, но вопрос их подлинности остается открытым.
Методические разработки, связанные с приемом, обработкой, использованием документов на «нетрадиционных видах носителей», а также сбором видео-, фоновоспоминаний, были бы очень полезны для нас.
В связи с активным пополнением архива документами личного происхождения (в год мы заключаем 10 – 15 договоров с держателями личных фондов), возникла необходимость в создании отдельного путеводителя по личным фондам. До сих пор в ГОПАПО существует единый Путеводитель по фондам архива, включающий небольшой раздел о личных фондах в конце справочника.
Одним из нововведений этого года является создание двух списков владельцев документов личного происхождения:
- Основного списка владельцев личных фондов и коллекций документов, принятых в Государственный общественно-политический архив Пермской области;
- Списка потенциальных владельцев личных фондов и коллекций документов, подлежащих приему в Государственный общественно-политический архив Пермской области.
До настоящего времени в архиве существовал единый Список владельцев личных фондов и коллекций документов, содержащий фамилии лиц, с которыми были заключены договоры. Большинство этих лиц передали сразу и документы, но ряд из них по субъективным причинам документы так и не передали. Для исключения подобной ситуации в будущем и было принято решение о создании двух списков.
В основной список вошли фамилии лиц, с которыми:
- заключены договоры;
- большая часть документов описана, передана на государственное хранение;
- ведется активная работа с самим фондообразователем или с его родственниками по пополнению фондов.
В потенциальный список включены фамилии лиц:
- выявленные через СМИ, по документам организаций и др. источники;
- лица, с которыми ведется работа (переписка, установление связей через родственников, знакомых);
- лица, с которыми уже достигнуто определенное соглашение, переданы бланки договоров для ознакомления.
Потенциальный список отражает достаточно большую подготовительную работу (поисковую, пропагандистскую, разъяснительную) по выявлению лиц, которые могли бы создать в архиве личный фонд, а также упорядочить и контролировать работу с потенциальными держателями личных фондов.
Оба списка достаточно подвижны, могут как пополняться, так и сокращаться, в зависимости от намерений фондообразователя.
Наибольший процент фондообразоателей по основному списку – преподаватели вузов г. Перми – 21%, одинаковы в процентном отношении – группы партийных, комсомольских, хозяйственных деятелей и журналистов – 19%, далее – краеведы, историки – 13%, лидеры, руководители современных партий, движений – 12%.
В соответствии с профилем архива при создании потенциального списка особое внимание уделялось работе с партийными, комсомольскими, хозяйственными руководителями, лидерами современных общественных партий, движений. Наибольший процент фондообразователей, включенных в потенциальный список, составляют партийные, комсомольские, хозяйственные руководители – 32%.
В приложении к выступлению разработанные в архиве документы, связанные с формированием личных фондов: списки держателей личных фондов, договор дарения документов личного происхождения, письма руководителям организаций и частным лицам, памятка по созданию личных фондов в архиве.