Проблемы комплектования архива

Государственный общественно-политический архив Пермской области (ГОПАПО) с 1991 года комплектуется документами общественных организаций, партий, движений, союзов и т.д.

Главная наша задача – создание полноценной источниковедческой базы. В этом направлении отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, личных фондов и КФФД делалось многое, не ослабевают усилия по решению этих задач и сегодня.

По штату в отделе – 7 человек, работают – 5 человек. Обязанности сотрудников отдела распределены следующим образом:

• начальник отдела, зам.начальника отдела – работа с организациями-источниками комплектования и с организациями, не являющиеся источниками комплектования;
• гл. специалист – работа с держателями личных фондов, оказание помощи организациям-источникам комплектования;
• ведущий специалист – инициативное документирование и комплектование, оказание помощи организациям-источникам комплектования;
• специалист 1 категории – работа технического характера, оказание помощи организациям-источникам комплектования.

Основные направления деятельности отдела комплектования:

1. Работа с источниками комплектования в соответствии со списками юридических и физических лиц;
2. Работа с организациями, не являющимися источниками комплектования
3. Работа по инициативному документированию и комплектованию.

1. Работа с источниками комплектования в соответствии со списками юридических и физических лиц

   1. Работа с источниками комплектования в соответствии со списками юридических лиц

      В Основной список организаций-источников комплектования на 01.02.2006 года включено 91 организация. Спектр их достаточно широк. Все организации можно разделить на группы:

      1. Политические партии;
      2. Профессиональные организации;
      3. Профессионально-творческие организации;
      4. Редакции газет;
      5. Детские, молодежные организации;
      6. Благотворительные организации;
      7. Религиозные организации

      Правовой основой взаимоотношений с данными организациями, осуществляющими временное хранение документов, являются законодательные и нормативные документы: Федеральный закон об Архивном деле в Российской Федерации, закон Пермской области об Архивном деле Пермской области. На их основе составляется договор о сотрудничестве между архивом и организациями.

      Договор регламентирует отношения сторон в процессе отбора и передачи архиву на хранение документов, а также их последующего использования в научных и практических целях. Форма договора о сотрудничестве несколько раз изменялась в связи с изменением законодательной базы в Российской Федерации, реквизитов и руководства архива. Подписание договора о сотрудничестве с руководителями организаций, процесс очень длительный и трудный. Некоторые руководители неохотно идут на установление деловых контактов с архивом, возникает опасение в возможности приема и использования документов (Пермское региональное отделение политической партии «Либерально-демократическая партия России», Пермское региональное отделение политической партии «Российская демократическая партия «Яблоко»).

      В настоящее время заключены договоры со всеми фондообразователями.

      Главной остается работа с организациями-источниками комплектования.

      Следует отметить большую подвижность Основного и потенциального списков.

      Ежегодно до 10-15 организаций исключается в связи с ликвидацией и приблизительно такое же количество включается в каждый из вышеуказанных списков.

      В этом году работа отдела направлена на увеличение потенциального списка региональных отделений политических партий Пермского края. В настоящее время заключены договоры с 9 региональными отделениями политических партий (Народно-республиканская партия России, Развитие предпринимательства, Единая Россия, Республиканская партия России и др.).

      Заключено Соглашение о взаимодействии с Главным управлением Федеральной регистрационной службы по Пермской области и Коми-Пермяцкому автономному округу по вопросам осуществления контроля за соответствием деятельности общественных объединений, региональных отделений политических партий и религиозных организаций. Но в 2006 году возникли сложности в работе, связанные с законодательной базой при внедрении в деятельность партий Федерального закона «О политических партиях» (от 11 июля 2001 года).

      В соответствии с ранее приведенными законодательными актами по Архивному делу госархив определил свое место в системе сохранности документов общественных организаций, партий и др.

      Особая важность данной проблемы заключается в том, что в этих организациях отсутствуют ответственные за делопроизводство, архив организации. Эти функции выполняют руководители, бухгалтеры, инструкторы и др. Кроме того, все общественные организации, партии ликвидируются без правопреемников, т.е. их документы согласно соответствующей законодательной базе подлежат передаче на государственное хранение в архив.

      Кроме того, меняется законодательная база и общественных организациях. Часто меняется расположение организаций. В частности, в связи с вышеприведенными обстоятельствами в текущем году были описаны в большом объеме документы следующих организаций:

      1. Пермский областной Совет РОСТО пост. хр. – 97 ед.хр. (1945-2000 гг.), л/с – 313 ед.хр. (1939-1999 гг.);
      2. Пермский отраслевой региональный совет профсоюза работников оборонной промышленности пост. хр. – 110 ед.хр. (1994-20003 гг.), л/с – 17 ед.хр. (1989 –2003 гг.)

      В связи с этим сотрудники отдела комплектования используя все формы и методы работы с организациями-источниками комплектования, приведенные в Основных правилах работы госархивов особую значимость придают оказанию практической помощи т.е. выполняют работу по ЭЦ, НТО документов за определенную плату, предусмотренную прейскурантом архива. Работу выполняют все сотрудники отдела, но думается, что в таких видах работ как нумерация листов, подшивка дел, реставрация, оформление обложек дел и т.д. могли бы участвовать и сотрудники других отделов, это дало бы возможность быстрее выполнять работу и увеличило приток денег в архив.

      Количество проводимых проверок выросло. За 2006 год (с января по июль) осуществлено 19 комплексных и ознакомительных проверок (за 2005 год – 12 проверок). В 6 партиях адресат не найден. По их итогам проводится и оказывается практическая помощь, составляются справки проверок.

      С января по июль 2006 года оказана помощь и составлены 9 номенклатур дел для организаций (за 2005 год – 5).

      С начала года отделом комплектования оказаны услуги на сумму 23664 руб.36 коп. (в сравнении с 2005 годом – 34113 руб. 20 коп.). Эти деньги получены в основном от организаций-источников комплектования, но есть организации, которые не в состоянии оплачивать данные услуги.

      Отдел комплектования работает в строгом соответствии с Основными правилами работы государственных архивов РФ, если руководство архива заинтересовано в увеличении платных услуг, то необходимо подключение к этой деятельности всех сотрудников архива.

      Таким образом, ясно, что в этом году и последующие на первое место выходит работа с организациями-источниками комплектования на платной основе.

      Но следует поговорить и о работе с источниками комплектования в соответствии со списками физических лиц.

   2. Работа с источниками комплектования в соответствии со списками физических лиц

      Существенным дополнением документов организаций являются документы держателей личных фондов и коллекции.

      С 1995 года введено в научный оборот более 45 личных фондов и 5 коллекций документов общим объемом - 6441 ед.хр.

      Основной список включает - 74 персоналии держателей личных фондов.

      С 2006 года запланировано описание более 400 ед. хр. документов личного происхождения. Это меньше чем в 2005 году. При планировании на 2007 год вполне возможно дальнейшее снижение этих показателей в связи с тем, что главный специалист все больше привлекается к работе по оказанию платных услуг организациям. За последние 2-3 года большое значение приобрела работа с организациями не являющимися источниками комплектования

2. Работа с организациями, не являющимися источниками комплектования
   С 90-х годов XX века отдел комплектования начал оказывать платные услуги по проведению ЭЦ и НТО документов, составлению описей дел организациям, которые не были источниками комплектования. Одним из первых заказчиков были войсковые части, которые расформировывались. При описании данных документов были привлечены сотрудники всех отделов, т.е. первый опыт показал, что силами одного отдела данную работу качественно и в срок не выполнить. В 2005 году были заказы от организаций: составление, согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области номенклатур дел (Пермский филиал Российского торгово-экономического института), проведение ЭЦ документов (фирма «Кондитер). В этом году спектр данных работ стал гораздо шире. В частности, поступил большой заказ от муниципального образования Звездный (вновь образованного) на весь комплекс услуг по делопроизводству, ЭЦ, НТО документов, составлению описей и т.д. Работа находится в стадии выполнения. Первые опыты говорят о необходимости подключения к данной работе сотрудников других подразделений. Конечно, в самом начале необходимо обсудить этот вопрос на заседании одного из коллегиальных органов архива. Как видно – следует подумать и о корректировки плана работы отдела на 2006 год.

3. Работа по инициативному документированию и комплектованию

   1. Работа по инициативному документированию Инициативное документирование – создание специалистами архивных учреждений установленного для архива (согласно профиля) состава документов, представляющих историческую ценность и подлежащих хранению. Данный вид деятельности осуществляют только архивы оснащенные специальной техникой и специально обученными людьми. Сотрудники отдела интенсивно стали заниматься инициативным документированием с 1996 года, продолжают этот вид деятельности и сегодня. Каждый год сотрудники осуществляют около 30 выходов на инициативное документирование. Но описание фото-фоно-видеодокументов откладывается на довольно продолжительное время от момента их создания. Это можно объяснить отсутствием постоянного специалиста, занимающимся этим видом деятельности и невостребованностью документов на нетрадиционных носителях. Кроме того, ведущий специалист так же занимается оказанием платных услуг организациям. Но надо отметить, что в Основных правилах работы государственных архивов РФ отсутствует указание на то, что данным видом деятельности должны заниматься сотрудники отдела комплектования. По проблемам описания на документах на нетрадиционных видах носителей осуществить в 2007 году описание фото- и видеодокументов.

   2. Работа по инициативному комплектованию Инициативное комплектование – собирание по инициативе сотрудников архивных учреждений документов, созданных организацией, средствами массовой информации, частными лицами и др., представляющих историческую ценность и подлежащих хранению. Методом инициативного комплектования сотрудниками отдела созданы 4 коллекции и 1 объединенный фонд. Наиболее крупными из них являются 2 коллекции:

      • Коллекция документов современной общественно-политической жизни Прикамья. Начала формироваться в 1992-1993 годах. По настоящее время документы описаны по 2004 год и насчитывает 266 ед.хр. -
      • Коллекция документов общественных организаций, прекративших свою деятельность. Начала создаваться с 1996 года на основе документов, переданных из Главного Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Пермской области и Коми-Пермяцкому автономному округу. Коллекция насчитывает 193 ед.хр. по 2002 год

      В текущем году сотрудники отдела комплектования не столкнулись с острыми проблемами, связанными с формированием коллекций.

Таким образом, мы рассмотрели основные направления деятельности отдела комплектования и проблемы, возникающие в работе. В связи с этим – отдел комплектования предлагает считать приоритетными направлениями в деятельности подразделения работу с организациями-источниками комплектования и с организациями, которые не являются источниками комплектования. Вашему вниманию предлагается следующий проект решения.

Проект решения

1. Считать приоритетным направлением в деятельности отдела комплектования работу с организациями.

2. Осуществить корректировку плана отдела комплектования на 2006 год по следующим направлениям:

   1. В связи с увеличением объема работ по описанию документов организаций не являющихся источниками комплектования уменьшить на 150 ед. хр. план описания документов постоянного хранения организаций-источников комплектования.
   2. В связи с проведением капитального ремонта здания архива уменьшить на 284 ед.хр. прием-передачу документов на государственное хранение
3. Провести коллегиальное совещание руководителей подразделений по оказанию платных услуг организациям.
4. Со второго полугодия 2006 года производить методом инициативного документирования только значимые события общественно-политической жизни Прикамья в соответствии с профилем архива.
5. Принять меры для решения вопроса о приеме сотрудника в отдел комплектования для работы с редакциями газет и издательствами.