Создание общедоступных баз данных,
как инструмент интеграции архива в информационное общество
(из опыта работы Пермского государственного архива новейшей истории)
Информационные технологии прочно вошли в жизнь обывателя, более того они активно влияют на жизнь общества, задают новый формат традиционным институтам и модернизируют сами отношения. За последние полтора десятка лет в общественном сознании сделан огромный шаг вперед, возникла устойчивая потребность в оперативном получении информации при помощи современных коммуникативных систем. В этой связи представляется важным рассмотреть вопрос, как и каким образом, архив может занять свое место в современном информационном пространстве. Почему? Прежде всего, потому, что архивы, по своей сути, представляют собой самостоятельные информационные системы и как носители огромного количества ретроспективной информации в ответ на потребности современного общества стремятся утолить информационный голод. В тоже время следует отметить, что архивная отрасль достаточно консервативна и все нововведения начинает использовать после того, как они приживутся в обществе.
Архив как информационная система находится в постоянной динамике из-за притока новой информации и совершенствования справочно-поисковых систем, позволяющих эффективно использовать хранимую информацию. Если посмотреть на этот аспект деятельности архивов в исторической ретроспективе, мы увидим достаточно замысловатую траекторию развития. На начальном этапе архивы только накапливали информацию, круг пользователей был весьма ограничен, а научно-справочный аппарат (НСА), обеспечивающий поиск информации был представлен архивными описями, которые не всегда полно и адекватно информировали потребителя о составе и содержании документов фонда, так как главная функция описи на тот момент – государственный учет. Затем начинают активно создаваться другие архивные справочники: каталоги, путеводители, указатели и обзоры, а в составе архивов появляются самостоятельные структурные подразделения, занимающиеся развитием НСА. К середине 1980-х годов архивы уже накопили достаточный опыт в подготовке архивных справочников и имели в своем распоряжении весьма приличный инструмент для поиска необходимой информации. Однако смена парадигм в советском обществе мгновенно обесценила архивные ссылки на «революционное прошлое» и потребовала «новых героев». Засучив рукава, и с неподдельным интересом, архивисты стали извлекать из недр архивохранилищ «новые» факты о жизни нашей страны, особенной популярностью пользовалась альтернативная дореволюционная история. Во второй половине 1990-х годов появление в отрасли компьютеров и автоматизированных архивных технологий определило новое направление развития НСА – создание электронных архивных справочников. Таким образом, начиная с рубежа веков архивы, по возможности, начали переводить традиционные архивные справочники в электронный формат. На смену каталогам, тематическим картотекам и указателям пришли базы данных, которые позволили быстрее и эффективней осуществлять поиск информации.
Пермский государственный архив новейшей истории начал работу по созданию автоматизированных баз данных десять лет назад. За это время архив накопил определенный опыт и сумел по достоинству оценить преимущества данного информационного продукта. Так, в 2002 году в сотрудничестве с региональным отделением общества «Мемориал» архивисты приступили к созданию электронного варианта «Картотеки репрессированных» по материалам архивно-следственных дел. От «Мемориала» работали волонтеры, которые составляли рабочие карточки для дальнейшего формирования базы данных. Формирование же самой базы данных, редактирование и унификацию информации выполняли сотрудники архива. В результате за два года был сформирован основной массив информации, в последующие годы база данных пополнялась за счет новых поступлений прекращенных архивно-следственных дел на государственное хранение. На сегодняшний день база насчитывает 36 729 персональных записей. Каждая запись представляет развернутую информацию о человеке, прошедшем конвейер политических репрессий. По каждой персоналии предусмотрено заполнение порядка 50 полей, пересказывающих основную информацию из архивно-следственного дела: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, национальность, происхождение, образование, профессия, место работы, дата и место ареста, статья обвинения, приговор, сведения о реабилитации и т.п. «Картотека репрессированных» - востребованный исследовательский инструмент, так как база данных позволяет делать последовательную выборку по любому из полей, тем самым сужая круг поиска (например, сначала делаем выборку по территории применения репрессий, затем из выбранного количества отбираем за определенный хронологический период, и наконец, выбираем по профессии). Эта база данных доступна для пользователей в читальном зале архива, а ее упрощенный аналог, позволяющий определить, есть ли в архиве информация о применении к определенному человеку политических репрессий, через поиск по алфавитному признаку, размещена на сайте архива (www.permgani.ru). Формирование базы данных продолжается.
Аналогичным образом сформирована другая база данных - «Военнопленные» по материалам проверочно-фильтрационных дел на лиц, побывавших в немецком плену в годы Великой Отечественной войны. Общий объем базы данных 5 435 записей. Каждая запись, как и в предыдущей базе данных, содержит всю необходимую исследователю информацию о человеке и факте применения репрессий: данные статистико-биографического характера, о пленении и освобождении из плена, приговоре и отбывании наказания. В отличие от «Картотеки репрессированных» формирование этой базы данных завершено. Как и в предыдущем случае база данных доступна в полном объеме исследователям в читальном зале архива, а для широкого круга пользователей на сайте архива представлена упрощенная версия. Таким образом, архив обладает уникальной в своем роде базой данных репрессивной тематики общим объемом более 42 тысяч записей, которая позволяет оперативно получать необходимую информацию, отвечать на запросы социально-правового и тематического характера.
Следующим информационным продуктом, о котором следует сказать, является база данных «Лидеры Прикамья», в которой, как можно догадаться из названия, сосредоточена информация о первых руководителях партийных и советских органов власти районного, городского и регионального уровня за период 1921-1991 гг. По сути, это биографический справочник в электронном виде, который позволяет производить поиск по фамилии руководителя, территории и занимаемой должности, а также производить выборку по последним двум признакам. Общий объем базы — 2 120 персональных карточек. Каждая карточка содержит общие биографические данные, сведения об образовании, трудовой деятельности, участии в выборных органах и съездах, а также награждениях. По возможности, к карточке прикреплена фотография. Вся информация на руководителей взята из личных дел, учетных партийных карточек и иногда архивно-следственных дел. Хотелось бы отметить, что данный проект реализовывался в рамках регионального гранта РГНФ по изучению пермской номенклатуры совместно с учеными кафедры истории и государственного управления Пермского государственного технического университета под руководством профессора В.П. Мохова. Для удобства пользователей база снабжена справочником административно-территориального деления региона за весь хронологический период и подробным описанием самой базы данных. База данных «Лидеры Прикамья» доступна для широкого круга пользователей на сайте архива.
В прошлом году архив завершил работу в рамках реализации целевой Программы развития политической культуры и гражданского образования населения Пермского края на 2007-2011 гг. Как результат, по документам архива создана новая информационно-поисковая система «Из истории региональной политической рекламы на рубеже XX-XXI веков». Общий объем на сегодняшний день 1 110 карточек, но база данных в процессе формирования и ее объем в перспективе существенно увеличится. Данная поисковая система позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации по соответствующим полям: событие (выборная компания), дата, ФИО кандидата, организация, вид документа. Поиск можно проводить отдельно по каждому из полей, либо задать несколько критериев одновременно для выборки информации. К карточке каждого документа прикреплен отсканированный образ в PDF-формате, причем в большинстве случаев, если это не изображение, а текстовой документ (брошюра, газета, обращение, письмо, листовка и т.п.), то сканирование выполнено с распознаванием текста, что позволяет копировать содержание документа. Данная база данных доступна на сайте архива.
И наконец, все мы в повседневной архивной жизни пользуемся программным комплексом «Архивный фонд», рассказывать о достоинствах этой базы данных для поиска информации в данной аудитории не имеет смысла. Для широкого круга пользователей на сайте архива представлена еще одна база данных, конвертированная из программного комплекса «Архивный фонд», которая позволяет в общем виде познакомиться с составом и содержанием документов архива.
Информационная составляющая работы архива, на мой взгляд, приобретает все большее значение, при этом, совершенно не умаляя заслуг комплектования или обеспечения сохранности документов. И это вызвано, прежде всего, потребностями общества, которому не очень интересно знать, как мы с вами примем на государственное хранение и сохраним документы, но зато весьма интересно воспользоваться находящейся на хранении информацией. Поэтому тезис: «Мы принимаем и храним документы для последующего использования» сегодня будет звучать — «Для обеспечения информационных потребностей общества мы принимаем и храним документы». И, наверное, это правильно, потому что все, что требуется от архива сегодня — дать информацию обществу. До недавнего времени образ архива в сознании людей, как правило, представлял собой две крайности: либо «У вас там много пыли и бабушки тапочками шаркают», либо «У вас же ВСЁ в компьютере, нажмите кнопку и дайте мне информацию». Сегодня таких реплик уже не встречаем. Изменилось само общество, и архивы ведут с обществом диалог на новом информационном уровне — через Интернет-сайты.
Тема создания и ведения архивным учреждением собственного Интернет-сайта заслуживает отдельного внимания. В рамках заявленного выступления отмечу, что наличие собственного Интернет-ресурса является, на мой взгляд, непременным условием взаимодействия архива и современного общества. Анализ посещаемости сайта ПермГАНИ и популярности его информационных разделов об этом явно свидетельствует. Приведу несколько цифр. За последние два года по данным таких Интернет-ресурсов, как «Яндекс. Метрика» и «Openstat», количество уникальных посетителей было следующим: в 2010 году общее количество составило 80 911, а в 2011 году — 90 998; соответственно более 6700 уникальных посетителей за месяц в 2010 году и почти 7600 — в 2011 году. В среднем за сутки сайт архива в 2010 году посетило 224 уникальных посетителя, в то время как в 2011 году это количество увеличилось до 252 уникальных посетителя (рост составил 12,5%). За восемь месяцев текущего года количество уникальных посетителей составило около 58 тысяч, что соответствует аналогичному показателю прошлого года. Цифры свидетельствуют о том, что интерес к сайту архива, как информационному ресурсу, достаточно устойчив.
Наиболее востребованными информационными блоками, размещенными на сайте ПермГАНИ, являются как раз базы данных, особенно репрессивной тематики. При этом, это не единственная доступная для пользователя информация на сайте. Из других информационных разделов популярностью пользуются, например, подготовленные сотрудниками статьи, материалы конференций и выставки документов. Чем же привлекательны для пользователей именно базы данных? В отличие от «уже готового» с исследовательской точки зрения материала, базы данных позволяют осуществлять пользователю самостоятельный поиск необходимой информации, при этом совершенно не зависеть от часов работы архива.
Создание тематических баз данных — весьма перспективный вид деятельности для использования документов архива. Поскольку, во-первых, в процессе создания происходит выявление огромного массива информации, которую в дальнейшем можно так или иначе использовать в локальных публикациях. Во-вторых, сама база данных является удобным исследовательским инструментом для группировки и выявления информации при подготовке серьезной публикации типа сборника документов. Опыт работы ПермГАНИ как раз об этом свидетельствует. Базы данных репрессивной тематики дали основу для подготовки сборников документов «Немцы в Прикамье» и «Военнопленные».
В ближайшей перспективе архив планирует начать формирование новой базы данных по документам партийных органов власти, на основе перечней вопросов, рассмотренных на заседаниях бюро областного и городского комитетов КПСС. Информация будет систематизирована в соответствии с рубрикатором, выстроенным по отраслевому признаку, а также по хронологии и территориальному признаку. Планируется, что данная информационно-поисковая система позволит исследователю без особых проблем не только выявить информацию по любой отрасли народного хозяйства применительно к любой территории региона за интересующий период, но и посмотреть образ документа. Как и все другие базы данных данная информационно-поисковая система будет доступна для широкого круга пользователей через Интернет-сайт архива.
В завершении еще раз отмечу, что на сегодняшний день электронные базы данных и, особенно автоматизированные информационно-поисковые системы, которые доступны широкому кругу пользователей, являются оптимальным информационным продуктом, который могут дать архивы для удовлетворения растущих потребностей общества в ретроспективной документной информации.