Создание автоматизированного НСА к архивным документам как средство борьбы с информационной неэффективностью архивов
В архивах есть все или почти все, во всяком случае, в соответствии с тем уровнем информации, который поступает на хранение. Таким образом этот тезис будет справедлив для архива любого уровня – федерального, регионального или муниципального. Другое дело как в этом информационном массиве отыскать необходимые сведения. Информационные потребности современного общества сформированы и сориентированы возможностями Интернета, когда пользователь оперативно получает определенный набор ссылок для поиска запрашиваемой информации. Архив в свою очередь, хотя и является информационной системой, на сегодняшний день не в состоянии предложить пользователям аналогичной поисковой модели. Дело в том, что имеющийся в архивах научн¬¬о-справочный аппарат и справочно-поисковые средства в целом преимущественно сводятся к перечню находящихся на хранении дел (описи, указатели). Но, к сожалению, информация на уровне дела не раскрывает информации на уровне отдельного документа. Заголовки в описях весьма приблизительно дают представление о составе и содержании документов дела, например, указы, протоколы, постановления… Интерес же исследователей напротив обращен к конкретному документу. Для достижения результата исследователь просто «перепахивает архивную целину» подряд, просматривая все дела. Эффективность поиска информации прямо пропорциональна затраченному времени и усилиям исследователя для достижения результата. А это значит, что чем детальней будут проработаны справочно-поисковые средства архива, тем успешней и оперативней будет поиск информации.
Для подготовки доклада «Документы и НСА на электронных носителях: вопросы создания, хранения, учета, описания и использования» на заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа был проведен анализ по 39 архивным учреждениям округа. На основании анализа состояния автоматизированного НСА (баз данных) архивных учреждений можно сказать, что, во-первых, накоплен достаточно большой массив электронной информации: 183 тематические базы данных с общим количеством почти 6 миллионов записей. Во-вторых, большое количество баз данных создавалось более 10 лет назад в 1990-е начало 2000-х годов. В третьих, по названиям и типам баз данных можно судить, что достаточно часто встречаются алфавитные списки-указатели со ссылкой на поисковые данные, либо электронные указатели к описям, позволяющие оперативно найти то или иное дело и определить в каком фонде его искать.
Однако, необходимо отметить, что такие указатели, наградные картотеки и именные каталоги не позволяют осуществлять многоаспектного поиска информации, поскольку в своей структуре содержат ограниченное количество информационных полей. Для пользователей образца конца прошлого века это было большое подспорье в проведении самостоятельного поиска информации после штудирования путеводителей и описей. Для современного пользователя они не представляют большой ценности.
На мой взгляд, нужно стремиться к тому, чтобы архив «работал» как Интернет, чтобы архивные справочно-поисковые системы обеспечивали исследователя нужной информацией и набором ссылок, где искать запрашиваемые сведения. Дело это долгое и трудоёмкое – с одной стороны отобрать документы, с другой – проиндексировать информацию, разложить ее по полочкам, и чем больше таких полочек, тем детальнее и эффективнее будет поиск. Осознание проблемы неэффективности существующего автоматизированного НСА и стремление исправить ситуацию – путь, благодаря которому архив в обывательском сознании превратится из «склада бумаг» в «информационный центр».
Путей решения данной задачи может быть несколько. Один из вариантов базируется на опыте Пермского государственного архива новейшей истории. Следует оговориться, что в данном выступлении мы будем говорить о том «что нужно сделать», а не «как это реализовать», так как последнее в каждом конкретном случае напрямую зависит от целого ряда факторов и управленческих решений.
Итак, Пермский государственный архив новейшей истории начал работу по созданию автоматизированных баз данных более десяти лет назад. На сегодняшний день в архиве имеются и успешно функционируют четыре объемные базы данных:
- Картотека прекращенных архивно-следственных дел;
- Военнопленные;
- Лидеры Прикамья;
- Из истории региональной политической рекламы;
Кратко охарактеризуем каждую из них. Картотека прекращенных архивно-следственных дел. На сегодняшний день база насчитывает 36 725 персональных записей. Каждая запись представляет развернутую информацию о человеке, прошедшем конвейер политических репрессий. По каждой персоналии предусмотрено заполнение порядка 50 полей, пересказывающих основную информацию из архивно-следственного дела: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, национальность, происхождение, образование, профессия, место работы, дата и место ареста, статья обвинения, приговор, сведения о реабилитации и т.п. «Картотека прекращенных архивно-следственных дел» - востребованный исследовательский инструмент, так как база данных позволяет делать последовательную выборку по любому из полей, тем самым сужая круг поиска (например, сначала делаем выборку по территории применения репрессий, затем из выбранного количества отбираем за определенный хронологический период, и наконец, выбираем по профессии). Эта база данных доступна для пользователей в читальном зале архива, а ее упрощенный аналог, позволяющий определить, есть ли в архиве информация о применении к определенному человеку политических репрессий, через поиск по алфавитному признаку, размещена на сайте архива (www.permgani.ru). Формирование базы данных продолжается.
Другая база данных «Военнопленные» по материалам проверочно-фильтрационных дел на лиц, побывавших в немецком плену в годы Великой Отечественной войны. Общий объем базы данных 5 435 записей. Каждая запись, как и в предыдущей базе данных, содержит всю необходимую исследователю информацию о человеке и факте применения репрессий: данные статистико-биографического характера, о пленении и освобождении из плена, приговоре и отбывании наказания. Формирование этой базы данных завершено. Как и в предыдущем случае база данных доступна в полном объеме исследователям в читальном зале архива, а для широкого круга пользователей на сайте архива представлена упрощенная версия.
Следующим информационным продуктом является база данных «Лидеры Прикамья», в которой, как можно догадаться из названия, сосредоточена информация о первых руководителях партийных и советских органов власти районного, городского и регионального уровня за период 1921-1991 гг. По сути, это биографический справочник в электронном виде, который позволяет производить поиск по фамилии руководителя, территории и занимаемой должности, а также производить выборку по последним двум признакам. Общий объем базы – 2 120 персональных карточек. Каждая карточка содержит общие биографические данные, сведения об образовании, трудовой деятельности, участии в выборных органах и съездах, а также награждениях. По возможности, к карточке прикреплена фотография. Вся информация на руководителей взята из личных дел, учетных партийных карточек и иногда архивно-следственных дел. База данных «Лидеры Прикамья» доступна для широкого круга пользователей на сайте архива.
И наконец, последняя база данных или вернее информационно-поисковая система «Из истории региональной политической рекламы на рубеже XX-XXI веков». Общий объем на сегодняшний день 1 307 карточек. База данных в процессе формирования и ее объем в перспективе существенно увеличится. Данная поисковая система позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации по соответствующим полям: событие (выборная компания), дата, ФИО кандидата, организация, вид документа. Поиск можно проводить отдельно по каждому из полей, либо задать несколько критериев одновременно для выборки информации. К карточке каждого документа прикреплен отсканированный образ в PDF-формате, причем в большинстве случаев, если это не изображение, а текстовой документ (брошюра, газета, обращение, письмо, листовка и т.п.), то сканирование выполнено с распознаванием текста, что позволяет копировать содержание документа. Данная база данных доступна на сайте архива.
В качестве ближайших планов – формирование новой базы данных «Решения партийных органов власти». Суть в том, что все без исключения решения принятые на заседаниях бюро Пермского обкома и Пермского горкома партии будут заведены в базу данных, проиндексированы в соответствии с отраслевым рубрикатором, датой и ключевым словам. К каждой карточке прикрепляется образ документа в PDF формате. В результате получим универсальный информационный продукт, который поможет исследователю быстро выбрать информацию по двум наиболее востребованным и наиболее информативным фондам нашего архива.
Таким образом, вышеперечисленные базы данных охватывают наиболее востребованные комплексы документов, находящиеся на хранении в нашем архиве. Возможно, в будущем интерес исследователей будет обращен к другим документальным комплексам, а мы со своей стороны будем готовы их «информационно проработать». Есть и другой вариант. На перспективу. Поскольку архивисты как никто другой представляют информационный потенциал того или иного комплекса документов, то можно «сформировать спрос» на такую информацию, создав соответствующий информационный продукт. На мой взгляд, таким информационно-насыщенным потенциалом обладают личные фонды и подробный электронный указатель, позволяющий делать выборку по отраслям, именам и датам откроет для исследователей большие возможности. В качестве вывода могу отметить, что на сегодняшний день базы данных являются самым оптимальным информационным продуктом по ряду показателей: себестоимость, свобода творчества и информационные возможности. Реализация таких проектов, на наш взгляд, позволит сделать информацию, содержащуюся в документах архива, более доступной для общества.