Архивная опись
Архивная опись — это основной архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись выполняет информационную, поисковую, справочную и учетную функции.
Первый и второй экземпляры описей находятся в архивохранилищах, третий экземпляр – в читальном зале. Выдаются описи пользователям только специалистами читального зала.
На 01.01.2022 г. в архиве по учетным данным имеется 11 105 описей.
Описи партийных и комсомольских комитетов за 1968–1977 гг. по рекомендации ЦПА ИМЛ при ЦК КПСС составлялись совместные: в первой части числится управленческая документация, во второй — дела по личному составу (ведомости по начислению и выдаче заработной платы и лицевые счета).
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата. Описательная статья включает в себя:
- порядковый номер;
- делопроизводственный индекс дела в организации, в которой дело было сформировано;
- заголовок дела;
- крайние даты;
- количество листов в деле.
На обложке описи проставляются:
- полное название архивного учреждения;
- полное название учреждения-фондообразователя, сдавшего документы;
- номер фонда;
- номер описи;
- крайние даты документов, входящих в опись.
К описи как к справочнику тоже составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. В предисловии излагаются – история фондообразователя:
- история создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты, название организации–преемника;
- масштаб деятельности организации;
- место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни, изменения в названии и подчинении организации;
- краткие биографические данные фондообразователя архивного фонда личного происхождения.
история фонда:
- дата поступления документов в архив, крайние даты документов;
- особенности формирования, описания и систематизации;
- информация об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах;
- состав справочного аппарата к фонду.
аннотация состава и содержания документов фонда:
- краткая характеристика документов по видам;
- характеристика содержания документов по темам.