РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ
экспертно-проверочной комиссии
государственного краевого бюджетного учреждения
«Пермский государственный архив социально-политической истории»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) (Далее – Комиссия.) государственного краевого бюджетного учреждения «Пермский государственный архив социально-политической истории» (Далее – Архив.) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утвержденного директором Архива.

2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ

2.1 Деятельность Комиссии осуществляется в соответствии с планом работы.
2.2 План работы разрабатывается секретарем Комиссии, исходя из задач, стоящих перед Архивом, и перспективных планов работы Архива, с учетом предложений структурных подразделений.
2.3 Проект плана работы Комиссии на текущий год рассматривается на первом в году заседании Комиссии и утверждается директором Архива.
2.4 При необходимости план работы Комиссии может быть скорректирован в установленном порядке.

3. ПОДГОТОВКА ЗАСЕДАНИЙ И ПОРЯДОК РАБОТЫ КОМИССИИ

3.1 Заседания Комиссии проводятся в соответствии с планом работы. Для оперативного решения вопросов могут проводиться внеплановые заседания Комиссии.
3.2 Заседания Комиссии проводит председатель, а в его отсутствие – заместитель председателя. Освобождение членов Комиссии от участия в заседании допускается с разрешения председателя (или лица, его замещающего).
3.3 Повестка заседания Комиссии формируется секретарем Комиссии за 8 рабочих дней до заседания на основании плана работы и представленных материалов и утверждается председателем Комиссии.
3.4 Подготовка вопросов, материалов для рассмотрения Комиссией осуществляется специалистами архива, указанными в плане работы Комиссии.
3.4.1 Поступающие на рассмотрение Комиссии документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТов, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24, и других Федеральных и региональных законодательных и нормативных актов в области делопроизводства и архивного дела.
Перечень основных документов, представляемых на рассмотрение комиссии, приводится в Приложении № 1.
3.4.2 Ответственность за подготовку материалов несут руководители соответствующих структурных подразделений, которые представляют все материалы по рассматриваемым вопросам секретарю комиссии за 10 рабочих дней до заседания в отпечатанном или электронном виде вместе с заключениями на представленные материалы.
3.4.3 Вопросы, по которым соответствующие материалы не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня только с разрешения председателя Комиссии.
3.4.4 Если вопрос снимается с рассмотрения, то руководитель подразделения докладывает об этом председателю Комиссии и о принятом решении информирует секретаря Комиссии.
3.4.5 В тех случаях, когда на рассмотрение Комиссии выносится вопрос, не предусмотренный планом, срок представления материала определяется председателем Комиссии.
3.6 Секретарь Комиссии знакомит членов комиссии с представленными материалами и повесткой заседания Комиссии не позднее, чем за 7 рабочих дней до заседания.
3.7 Секретарь Комиссии обеспечивает явку членов Комиссии на заседание. В работе Комиссии участвуют специалисты архива, подготовившие материалы на рассмотрение комиссии.
3.8 Комиссия правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее половины ее состава. Решение принимается большинством голосов членов Комиссии, присутствующих на заседании. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются директором Архива. Особое мнение членов Комиссии и приглашенных отражается в протоколе и оперативно доводится до сведения директора Архива.
3.9 Решение принимается по каждому вопросу отдельно.
3.10 Право решающего голоса имеют только члены Комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
3.11 Материалы, подготовленные для рассмотрения, рецензируются всеми членами Комиссии. При необходимости оперативного рассмотрения материала на заседании Комиссии председателем назначается не менее двух членов Комиссии для рецензирования материала.
3.12 Члены Комиссии рассматривают материалы и докладывают о своем решении на заседании Комиссии. В случае наличия замечаний (нарушение требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24, и других Федеральных и региональных законодательных и нормативных актов в области делопроизводства и архивного дела, нормативно-методической литературы, правил и норм русского языка, требований к оформлению материалов, фактических ошибок) члены Комиссии прилагают развернутое и аргументированное заключение со ссылкой на нормативно-методические документы. Члены Комиссии могут также высказывать рекомендации (по стилю изложения, схеме систематизации документов в описи и др.).
3.13 При наличии разногласий член Комиссии и начальник структурного подразделения ищут взаимоприемлемое решение до заседания Комиссии. В случае если согласованное решение не найдено, спорный вопрос рассматривается на заседании всеми членами Комиссии.
3.14 Материалы, согласованные Комиссией и доработанные в соответствии с указанными замечаниями и высказанными рекомендациями, представляются секретарю Комиссии в окончательном варианте не позднее указанного в решении срока. Выполнение замечаний контролируется секретарем, который в рабочем порядке знакомит членов Комиссии с доработанными материалами.
В случае непредставления доработанных материалов в указанный срок, секретарь Комиссии информирует об этом председателя Комиссии.
3.15 Протоколы заседаний Комиссии ведет секретарь Комиссии. Особые мнения членов Комиссии и приглашенных отражаются в протоколе.
Решения, принятые между заседаниями (в рабочем порядке), включаются в протокол очередного заседания Комиссии с указанием даты принятия.
3.16 Решения Комиссии оформляются выпиской из протокола, доводятся секретарем до сведения исполнителей и руководителей структурных подразделений не позднее, чем через три дня после утверждения протокола.
3.17 Протокол заседания Комиссии оформляется секретарем Комиссии в десятидневный срок после заседания, подписывается председателем и секретарем Комиссии. Протокол представляется на утверждение директору Архива со всеми доработанными приложениями.
3.18 Председатель Комиссии информирует директора Архива об итогах работы Комиссии за прошедший год.

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РЕШЕНИЙ КОМИССИИ

4.1 Контроль за исполнением принятых решений осуществляет секретарь Комиссии. Снятие с контроля решений Комиссии осуществляется председателем Комиссии.
4.2 Вопрос о продлении срока исполнения решения Комиссии рассматривается на основании служебной записки руководителя структурного подразделения на имя директора Архива и председателя Комиссии.

Приложение № 1
к Регламенту работы ЭПК ПермГАСПИ

ПЕРЕЧЕНЬ
основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПК Архива

1. Описи дел (документов), составленные в архиве в результате описания документов;
2. Описи дел (документов), составленные в архиве в результате их усовершенствования и переработки;
3. Описи дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, образованной в деятельности Архива;
4. Описи дел по личному составу, образованных в деятельности Архива;
5. Номенклатура дел Архива;
6. Акты описания документов, проведенного в Архиве;
7. Акты переработки описей, проведенной в Архиве;
8. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (долговременного хранения, в том числе документов по личному составу), составленные по результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли;
9. Проекты локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.