Создание баз данных на основе архивных документов – одно из приоритетных направлений деятельности современного архива

С.А. Пономарев, заместитель директора
по основной деятельности ГКУ «ПермГАНИ»

Государственные архивы являются крупными информационными системами регионального информационного пространства. Возможности такой информационной системы зависят от объема и характера находящихся на государственном хранении документов, с одной стороны, и от доступности информационных ресурсов в процессе их использования - с другой. Если первая составляющая целиком и полностью зависит от профиля архива, то вторая - от наличия, достоверности и полноты справочно-поисковых средств и свидетельствует об информационной открытости архивного учреждения.

Традиционно архивы работают по четырем основным направлениям: обеспечение сохранности документов, комплектование документами регионального архивного фонда, использование документов для обеспечения потребностей общества в ретроспективной документной информации и, наконец, создание системы научно-справочного аппарата к документам архива. Подробнее остановимся на последнем из направлений, поскольку, на мой взгляд, в условиях построения информационного общества значение его составляющих возрастает.

Создание научно-справочного аппарата к документам архива, как правило, сводилось к созданию и усовершенствованию описей к фондам, пополнению каталогов, созданию тематических и пофондовых картотек, указателей, составлению путеводителей и обзоров. С середины 1990-х гг. в архивах стали создавать автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС). Такие АИПС подразделяются на учетные, обеспечивающие единую систему государственного учета документов, и тематические, раскрывающие пользователю состав и содержание документов архива.

Пользователь (исследователь) обращается к архивным документам за ретроспективной информацией, следовательно, задача архивистов — обеспечить его такой информацией. На первый взгляд все просто. Однако на современном этапе важно не просто обеспечить пользователя ретроспективной информацией, а сделать это оперативно. А вот здесь есть определенные проблемы. Во-первых, заголовки единиц хранения не всегда точно и полно отражают состав и содержание документов, включенных в дело, следовательно, необходимо заказывать дела и просматривать документы. Во-вторых, значительное количество архивных справочников (каталогов, картотек, указателей, обзоров) создавалось в период до 1991 г. (особенно в 1960-1980-е гг.) и характер выявленной из архивных документов информации не актуален. К этому следует прибавить низкий уровень автоматизации системы поиска по архивным документам и получается, что информация в архивных документах содержится, но оперативно ее не отыскать.

Для решения проблемы оперативного поиска ретроспективной документной информации требуется обновление и усовершенствование существующего научно-справочного аппарата (перевод описей в электронный формат с редактированием заголовков у наиболее востребованных архивных фондов, модернизация существующих АИПС), создание новых востребованных обществом баз данных и информационно-поисковых систем, пофондовых и тематических указателей.

Именно создание тематических баз данных к определенным комплексам архивных документов на основе единых методических подходов и «однородного» программного обеспечения позволит архивам превратиться из информационной системы «для себя» в информационную систему «для общества». Однако следует заметить, что процесс этот не быстрый, кропотливый, без учета этого может пострадать качество информационного продукта в части достоверности информации.

Пермский государственный архив новейшей истории (до этого Государственный общественно-политический архив Пермской области) в процесс информатизации включился сравнительно недавно. Первая база данных «Картотека репрессированных» была сформирована только к 2004 г., а работа над ее созданием шла на протяжении пяти лет. Данный информационный продукт - результат совместных усилий архивистов и сотрудников Пермского общества «Мемориал». Создание такой информационно-поисковой системы позволило вести многоаспектный поиск информации по архивным документам репрессивной тематики. Особенность такой базы данных заключается в том, что сама программа сравнительно проста, но информационное содержание весьма насыщено. Из материалов архивно-следственного дела изъята ценная информация по 50 позициям, что позволяет исследователю делать выборки по различным аспектам. Объем базы данных -36.722 записи.

Аналогичная база данных была создана архивистами и «Мемориалом» в 2008 г. по материалам проверочно-фильтрационных дел на лиц, попавших в плен в годы Великой Отечественной войны, а после ее окончания прошедших фильтрацию в лагерях ГУЛАГа. Объем базы данных «Военнопленные» 5439 записей. В результате, на сегодняшний день архив располагает уникальной и единственной в своем роде в масштабе страны базой данных, созданной по архивным документам репрессивной тематики общим объемом более 42 тыс. записей. Обе базы доступны для широкого круга исследователей в читальном зале архива и на интернет-сайте нашего учреждения http://politarchive.perm.ru. Сразу же оговорюсь, что для исследователей доступен весьма ограниченный объем персональной информации, что регламентируется действующим законодательством и нормативными документами.

В 2006-2007 гг. в рамках реализации грантового проекта регионального конкурса РГНФ была создана база данных «Лидеры Прикамья», включающая информацию о первых руководителях советских и партийных органов власти Пермской области в период с 1921 по 1991 г. Общий объем 2112 персональных карточек на первых руководителей региона. Для формирования базы использовались документы не только пермских архивов, но и архивных учреждений Свердловской области (в период с 1923 по 1938 г. Пермь территориально подчинялась Свердловску). Научным руководителем архивистов в этой работе был доктор исторических наук, профессор В.П. Мохов. К сожалению, программа нуждается в доработке относительно поиска информации и в настоящий момент используется только специалистами архива. В планах архива доработать этот информационный продукт и сделать его общедоступным.

В настоящее время архив совместно с учеными Пермского государственного университета (доктором исторических наук, профессором С.И. Корниенко и доктором политических наук, профессором О.Б. Подвинцевым) работает над созданием принципиально новой информационно-поисковой системы с рабочим названием «Из истории региональной политической рекламы». Работы ведутся в рамках реализации целевой Программы развития политической культуры и гражданского образования населения Пермского края на 2007-2011 гг. Планируется создать информационный продукт, который отвечает современным понятиям информационной поисковой системы содержащей информацию о документе, ведущий многоаспектный поиск и позволяющей увидеть сам документ.

На сегодняшний день создана программа, которая прошла апробацию, и начинается ввод данных. Для этого архивистами проведена большая работа по выявлению и сканированию архивных документов. В следующем году будет сформирован определенный массив информации, который позволит тестировать программу и вносить коррективы. Затем начнется массовый ввод информации. Следует заметить, что для успешной реализации проекта архиву необходимо занять свою нишу в новой системе государственного задания и формирования государственного заказа.

Подводя итоги, следует еще раз подчеркнуть, что на современном этапе с учетом степени информатизации архивной отрасли, одним из приоритетных направлений деятельности архивных учреждений становится создание автоматизированной информационно - поисковой системы (АИПС) содержащей «информацию об информации» и позволяющей вести оперативный поиск ретроспективной документной информации в соответствии с потребностями общества.