Электронный научно-справочный аппарат к документам архива: создание и использование баз данных

М.А. Зайцева
Начальник отдела информации и исполнения запросов

Электронный или автоматизированный научно-справочный аппарат (НСА) архива – это комплекс компьютерных программ, представляющих собой базы данных описаний архивных документов и автоматизированные средства поиска и отображения информации.

Информационно-поисковые системы служат для решения важнейших задач, стоящих перед архивистами. Это точный и быстрый поиск нужного документа, расширение доступа пользователей к документной информации и эффективности использования архивных документов, гарантированное и длительное хранение информации и обмен ею.

Формирование научно-справочного аппарата ПермГАНИ до середины 90-х годов прошлого века сводилось к созданию и усовершенствованию описей к фондам, пополнению тематических картотек и каталогов, перечней и путеводителей.

Бурное развитие автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС), подразделяющихся на учетные (обеспечивающие единую систему государственного учета документов) и тематические (раскрывающие пользователю состав и содержание документов архива), началось в начале 2000-х годов.

Мы остановимся на тематических автоматизированных информационных системах, которые представлены у нас в виде баз данных.

На сегодняшний день в архиве существует четыре действующих базы данных («Военнопленные», «Лидеры Прикамья», «Из истории региональной политической рекламы» и «Картотека репрессированных»). Две базы данных — «Фотокаталог» (7474 записи) и «Постановления партийных органов власти» (74 записи за 1938 год, идет сканирование протоколов заседаний бюро за 1945-1946 годы) еще в процессе создания. Они пока могут использоваться только сотрудниками архива, их нет на сайте, но в читальном зале архива при помощи сотрудника БД «Фотокаталог» может воспользоваться любой исследователь.

Начнем свой обзор с самой первой по времени создания и самой востребованной у пользователей архивной информации базы данных — «Картотеки репрессированных» (так она называется на сайте архива), а в читальном зале архива база более полная и ее название «Картотека по материалам архивно-следственных дел».

База была создана на основе архивно-следственных дел, переданных на госхранение в 1993-2003 гг. из УКГБ РСФСР по Пермской области (ныне - УФСБ РФ по Пермскому краю).

База была сформирована 11 лет назад, а совместная работа архивистов и сотрудников Пермского общества «Мемориал» над ее созданием продолжалась в течение 5 лет. По каждому человеку было предусмотрено заполнение порядка пятидесяти полей, содержащих информацию, изъятую из архивно-следственного дела. Это фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, национальность, социальное происхождение, образование, профессия, место работы, состав семьи, дата и место ареста, статья обвинения, приговор, сведения о реабилитации и т.п. Наличие такой информационно-поисковой системы позволяет исследователю делать последовательную выборку по любому из полей. Например, сначала выбрать сведения о применении репрессий по территории, потом по хронологии, затем по национальности или по профессии. Объем базы данных – 36.760 записей.

Эта база включает в себя основные биографические сведения об уроженцах Пермского края, а так же лицах, проживавших накануне ареста на территории Прикамья и репрессированных по политическим мотивам местными органами ВЧК-ОГПУ-НКВД-МГБ-КГБ в 1918-1980-х гг. Почти все граждане, сведения о которых включены в базу данных, реабилитированы. Работа по выявлению не реабилитированных граждан ведется совместно с представителями Прокуратуры Пермского края, т.к. в процессе редактирования БД появляются новые записи на лиц, которые раньше по какой-либо причине не вошли в БД и, соответственно, в отношении которых реабилитация отсутствует. В данный момент в архиве активно ведется редактирование этой базы данных, поскольку предстоит слияние «старой», о которой речь шла выше, и «новой» базы данных, процесс создания которой был завершен в середине этого года. (В «новую» БД вошли сведения из архивно-следственных дел, поступивших в ПермГАНИ на хранение в 2009 году из ИЦ ГУВД по Пермскому краю (2282 записи). Процесс редактирования длительный, т.к. сотрудники архива сверяют записи в базе с данными дела. Кроме этого, по просьбе общественной организации «Мемориал», которая включилась в проект «Последний адрес», мы ввели в БД новое поле «Адрес до ареста, улица, дом», где указывается название улицы, номер дома и квартиры репрессированного (если, конечно, эта информация содержится в архивно-следственном деле). До этого мы указывали только название населенного пункта, где гражданин был арестован. И для полноты картины о деле мы ввели пятьдесят второе поле в БД с указанием листажа архивно-следственного дела.

База данных «Картотека по материалам архивно-следственных дел» доступна для исследователей в читальном зале, а ее урезанный вариант «Картотека репрессированных», размещенный на сайте ПермГАНИ, помогает родственникам узнать о наличии архивно-следственного дела на конкретного человека, арестованного по так называемой «политической» статье. Более двух третей тематических запросов по репрессиям поступает в архив благодаря этой базе данных.

Доступ к архивно-следственным делам осуществляется в соответствии с «Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел» (М., 2006).

В 2003 году на основе данных «Картотека репрессированных» опять же совместно с Пермским обществом «Мемориал» была подготовлена 6-ти томная книга памяти жертв политических репрессий Пермской области «Годы террора», последний том которой вышел в 2006 году.

На основе информации, содержащейся в базе данных «Картотека репрессированных», в 2004 году был издан сборник документов «Политические репрессии в Прикамье. 1918-1980-е гг.».

Через два года, в апреле 2006 года, был издан документальный сборник в трех книгах «Немцы в Прикамье. XX век».

На основе «Картотеки репрессированных» судья и краевед из Оханска Александр Ширинкин в 2002 году издал книгу «Мы твои сыновья, Россия (Хроника политических репрессий и раскулачивания на территории Оханского района)». Через два года, используя базу данных «Картотека репрессированных», добрянский журналист и краевед Михаил Калинин подготовил к изданию свою книгу «Черный ворон (История политических репрессий в Добрянском районе в 20-50 годах XX века)».

Спустя три года (в 2007 году) архив выпустил настенный календарь и набор открыток «Улицы Перми 80 лет назад». Эти два информационных продукта были созданы на основе фотографий, изъятых у арестованного в 1937 году Гарифуллы Рахимова и помещенных в архивно-следственное дело по его обвинению в принадлежности к «контрреволюционной, повстанческой националистической организации», связанной с «Уральским повстанческим штабом», которая ставила своей задачей – участие в вооруженном восстании с целью свержения существующего строя, ведения контрреволюционной пропаганды среди татар за создание самостоятельного националистического буржуазного государства».

Для проекта «Большой террор в советской провинции. Август 1937 г. – октябрь 1938 г. (выполнение оперативного приказа НКВД СССР №00447)» сотрудники архива занимались выявлением и копированием документов из архивно-следственных дел, выборкой информации из БД «Картотека репрессированных» для ученых-участников проекта.

В 2012 году к 75-летию «большого террора» на основе БД «Картотека репрессированных» в читальном зале архива была подготовлена выставка вещественных доказательств, хранящихся в архивно-следственных делах. Их фотографии и копии документов были представлены на сайте архива в рубрике «Документы онлайн».

В этом году ко Всероссийскому Дню памяти жертв политических репрессий и в рамках Концепции государственной политики по увековечению памяти жертв политических репрессий архивистами в читальном зале была подготовлена выставка «Я жил не месяцем, не годом, я жить решался на часы…» из так называемых «арестантских» фотографий, отложившихся в архивно-следственных делах в период массовых репрессий в Прикамье в 1930-40 годы прошлого века.

А так же в октябре – ноябре 2015 г. (раз в две недели) на сайте архива размещаются сканированные образы текстов документов, прошедших археографическую обработку, краткие биографии осужденных по так называемой «политической» статье жителей Пермской области с указанием сведений о дате и причине их ареста, а также даты реабилитации. Для публикации из просмотренных архивно-следственных дел были отобраны «антисоветские» частушки и анекдоты, позволяющие посетителям сайта проследить специфику общественной жизни в СССР в 30-40-е годы XX века.

В октябре 2015 года сотрудники отдела информации и исполнения запросов приняли участие в записи телесюжета, посвященного Дню памяти жертв политрепрессий, в основу которого легла информация о галерее портретов, представленных на вышеупомянутой выставке и демонстрация дел с антисоветскими частушками и анекдотами.

Следующая база данных — «Военнопленные» была создана в 2008 году тоже совместно с «Мемориалом». Эта БД включает в себя основные биографические сведения бывших военнослужащих Красной Армии (уроженцев или призванных на воинскую службу с территории Прикамья), попавших во время Великой Отечественной войны в окружение и/или в плен к противнику, а после возвращения на родину (побега, освобождения, выхода из окружения) проходивших фильтрацию - специальную государственную проверку. Каждая запись содержит всю необходимую информацию о военнопленном: фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, сведения о пленении и освобождении из плена, о пребывании на оккупированной территории, о месте прохождения фильтрации, приговоре и отбытии наказания. База данных «Военнопленные» создана на основе документов фильтрационно-проверочных дел, хранящихся в Пермском государственном архиве новейшей истории. Они были переданы на госхранение в 1993-1997 гг. из УКГБ РСФСР по Пермской области (ныне - УФСБ РФ по Пермскому краю). Объем этой базы – 5439 записей. Ее формирование завершено.

С фильтрационно-проверочными делами в полном объеме можно ознакомиться в читальном зале архива. Доступ к ним осуществляется в соответствии с «Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел» (М., 2006).

Эта база данных, как и «Картотека репрессированных», в полном объеме доступна в читальном зале ПермГАНИ, а на сайте архива представлена в урезанном варианте.

На основе БД «Военнопленные» архивистами в 2007 году был подготовлен сборник документов «Годы террора. Книга памяти жертв политических репрессий. Часть пятая. Т.1. Война глазами военнопленных. Красноармейцы в немецком плену в 1941—1945 гг. (по рассекреченным документам советской контрразведки, хранящимся в Государственном общественно-политическом архиве Пермской области), а затем в 2008 году увидело свет второе дополненное издание этого сборника, вышедшее отдельной книгой.

Основой следующей БД — «Лидеры Прикамья» являются сведения биографического характера о более чем 2 000 первых руководителей советских и партийных органов управления на территории Пермской области за период с 1921 по 1991 годы. Работа над этой базой данных началась в 2006-2007 годах в рамках реализации грантового проекта регионального конкурса РГНФ. Научным руководителем архивистов в этой работе был доктор исторических наук, профессор В.П. Мохов.

Уровень руководителей, представленных в базе данных, тесно связан с административно-территориальным делением Прикамья. На начальном этапе (1921–1923) это председатели исполнительных комитетов и ответственные (первые) секретари губернского и уездного уровней; затем — окружного и районного (городского) уровней. После 1930-го года — районного (городского) уровня, а с образования Пермской области (1938) — руководители областного, окружного и районного (городского) уровня. Руководители уровня волости или сельсовета, а также заместители председателя исполнительного комитета, вторые и третьи секретари партийных комитетов в базе данных не учитывались.

Все биографические сведения составлены на основе документов по личному составу архивных фондов территориальных исполнительных и партийных органов власти, находящихся на хранении в Пермском государственном архиве новейшей истории, Государственном архиве Пермского края и частично в Центре документации общественных организаций Свердловской области. Часть информации взята из документов личных фондов и архивно-следственных дел.

По ряду территорий (например, Бардымский, Частинский районы, г. Березники) не удалось восстановить полный список партийных и советских руководителей. Это связано, прежде всего, с отсутствием документов в пермских архивах. Учитывая историю административно-территориального деления Прикамья, можно предположить, что часть информации находится в архивах Удмуртии.

База данных содержит сведения о руководителях Артинского, Красноуфимского, Манчажского, Ачитского, Шамарского районов за период 1924–1930 гг. — территорий, выходящих за границы Пермской области, так как в указанный временной отрезок эти административные единицы входили в состав Кунгурского округа. Составители считают, что данная информация может быть включена в базу данных для повышения ее информативности и характеристики процессов переходного периода становления советской административно-территориальной системы, тем более, что по ряду территорий Пермской области по схожим причинам информация в пермских архивах отсутствует.

Самая новая база данных, содержащая более полутора тысяч документов и которая продолжает пополняться — «Из истории региональной политической рекламы». Работу над этой БД архив начинал совместно с учеными Пермского государственного университета - доктором исторических наук, профессором С.И. Корниенко и доктором политических наук, профессором О.Б. Подвинцевым в рамках реализации целевой Программы развития политической культуры и гражданского образования населения Пермского края на 2007-2011 гг. БД представляет собой информационный продукт, который отвечает современным понятиям информационной поисковой системы, содержащей информацию о документе, ведущий многоаспектный поиск, и позволяющей увидеть сам документ. База данных содержит документы, созданные в рамках предвыборных кампаний федерального и регионального уровня на территории Пермского края, её основной послужили материалы Коллекции документов современной общественно-политической жизни Прикамья (Ф. 2948), а также фонды политических партий и организаций, находящиеся на хранении в ПермГАНИ.

Документы представлены в формате pdf. Сканированный образ включает слой распознанного текста, что позволяет копировать содержание документа. Каждый из них отнесен к определенному событию, личности и/или организации, указаны поисковые данные (№ фонда, описи, дела, листа). Развернутая система поиска позволяет осуществлять отбор по всем необходимым параметрам.

Автоматизированные архивные технологии все настойчивее и прочнее входят в систему работы архива: облегчают труд архивистов, активизируют использование архивных документов, помогают создавать «информацию об информации» для оперативного, точного и полного поиска документов по интересующей пользователей архивной информации.

Однако следует заметить, что процесс этот не быстрый, кропотливый, без учета этого может пострадать качество информационного продукта в части достоверности информации.