Л.Л. Шилова
Государственное областное учреждение
«Государственный общественно-политический архив
Пермской области»

Формирование и использование тематических БД:
проблемы, перспективы

Электронные БД различаются как по содержанию информации, так и по своему целевому назначению. Тематические БД ограничены определенной темой, хотя информация, содержащаяся в них, может быть объемной и разноаспектной.

Создание БД осуществляется с целью обеспечения быстрого и эффективного поиска информации, расширения доступа к архивной информации.

В ГОУ ГОПАПО функционируют две тематические БД – «Картотека репрессированных» и «Лидеры Прикамья».

         Начиная с 1998 г. архив приступил к созданию базы данных на репрессированных по политическим мотивам в Пермской области в 1918–1980?х гг. В 2004 г. основная работа над БД была завершена, в дальнейшем БД будет пополняться только за счет вновь поступающих документов.

В настоящее время сформированная БД насчитывает более 34 тыс. записей. Она позволяет выявить всех репрессированных по Пермской области, сделать выборку, сортировку по любому из 50-ти полей: по году рождения, месту проживания и ареста, времени ареста, социальному положению, роду занятий, национальности, образованию, статье обвинения, приговору, дате осуждения и освобождения, реабилитации и др.

Этот каталог стал основным справочником для исследователей (более 100 обращений в год), занимающихся изучением политической истории края и, в частности, истории политических репрессий в Прикамье. К «Картотеке репрессированных» в архиве свободный доступ пользователей, информация предоставляется бесплатно.

Данная тематическая БД, содержащая объемную, многообразную информацию, стала основой для создания, подготовки различных документальных проектов.

На основе данных «Картотека репрессированных» подготовлена (выведена, оформлена автоматически в Word с минимальными правками вручную) и издается совместно с Пермским областным отделением общества «Мемориал», многотомная Книга Памяти жертв политических репрессий Пермской области. В 2006 г. выйдет последний, шестой том.

В 2004 г. информационный массив БД «Картотека репрессированных» был использован при подготовке сборника документов «Политические репрессии в Прикамье. 1918–1980-е гг.» - первого издания, посвященного региональной истории репрессий. Электронный вариант этого издания распространяется на CD в формате PDF.

В апреле 2006 г. вышел в свет документальный сборник в трех книгах «Немцы в Прикамье. XX век». Для воссоздания более полной картины истории немцев в Прикамье на основе БД «Картотека репрессированных» был подготовлен и опубликован мартиролог граждан немецкой национальности, осужденных в 1919–1959 гг. по политическим мотивам в Пермской области.

В связи с возросшей заинтересованностью пользователей в получении ретроспективной информации посредством Интернета, на сайте архива были размещены электронный вариант Книги памяти и мартиролог лиц немецкой национальности. А с открытием в марте 2006 г. Года России в Китае размещена информация о гражданах китайской национальности, репрессированных по политическим мотивам в Пермской области в 1930-1950 гг. – краткие биографические справки, опять же, на основе БД «Картотека репрессированных».

Размещение данной информации в сети Интернет способствовало увеличению количества поступающих в архив социально-правовых запросов.

Практика показала, что после публикаций проектов интерес к тематическим базам данных среди исследователей возрастает.

В целом, представление электронных версий архивных справочников, БД, каталогов на сайтах в виде гипертекста является наиболее перспективной формой использования документальной информации. Потому что это – ничем не ограниченный доступ к содержимому справочника в любое время и из любой точки мира; возможность поиска нужной информации; относительно низкие затраты; использование ссылок внутри веб-страниц; возможность вносить уточнения, дополнения, изменения с целью его актуализации и др.

Создание БД «Лидеры Прикамья» также связано с подготовкой документальной публикации по определенной теме.

Проблема эволюции партийно-советской номенклатуры стала одной из актуальных в современной историографии в последнее десятилетие. Появилась необходимость расширить информационную базу по вопросам региональной политической элиты.

С 2002 г. началось формирование БД «Лидеры Прикамья». Силами специалистов архива разработана и протестирована программа, которая состоит из семи разделов и содержит наиболее важную информацию о жизненном пути руководителей области: основные биографические сведения, образование, вехи трудовой деятельности, участие в высших выборных, коллегиальных органах, партийных форумах, сведения о награждениях, о имеющихся фотодокументах.

С помощью данных, содержащихся в БД, можно проследить динамику карьерного роста, как менялись требования к номенклатурным кадрам. В целом программа позволит вывести макет издания и вести поиск по многим параметрам: фамилии, географическим названиям, должности, национальности и др.

На сегодняшний день БД содержит информацию биографического характера на 1256 персоналий - первых секретарей партийных комитетов КПСС и председателей исполкомов Советов народных депутатов областного, окружного, городского и районного уровней с 1938 по 2002 гг.

Сформированная база данных о государственных и партийных руководителях Пермской области имеет официальный статус – зарегистрирована в Государственном регистре баз данных.

Она имеет возможность постоянного пополнения, и принципы построения этой БД могут быть использованы при анализе других общественных структур. В перспективе данная БД станет именным каталогом архива.

Наличие имеющихся тематических БД в архиве невозможно не оценить. Их информационный массив дает возможность получения максимальной информации при минимальных временных затратах, они функционируют в локальной сети архива, позволяют постоянно и оперативно расширять, вносить изменения и актуализировать информацию.

Но для создания тематических БД требуется достаточно много времени. Потому что это большой объем многоаспектной информации, который требует и редактирования, и унификации статей, да и просто ввода данных, а возможность содержать операторов наше архивное учреждение не может себе позволить. Кроме того, для разработки программного обеспечения собственными силами нужны программисты, которых в архиве единицы, да и уровень оплаты труда специалистов архивной отрасли оставляет желать лучшего. Поэтому, кадровая проблема одна из главных.

При формировании, использовании тематических БД, да и любых других, возможны и другие проблемы. Например, при массовом сканировании документов для создания фонда пользования возникнет проблема хранения накопленной информации - нужны соответствующие технические средства, постоянно обновляющиеся. Проблема предоставления информации исследователям – бесплатно либо выдача информации в виде распечаток и текстовых файлов за определенную плату (в этом случае как определить стоимость предоставляемой информации). Финансовая проблема - программное обеспечение, как на заказ, так и готовое стоит недешево.

Полная автоматизация архивной деятельности, создание электронных архивов это уже не мечта, а реальность наших дней. И в перспективе, на наш взгляд, вся архивная информация, включая весь научно-справочный аппарат, должна быть, интегрирована в единую программу, на основе которой можно будет предоставить информацию пользователям по многим тематическим запросам. Возможно, что такой программой может стать следующая версия отраслевого программного комплекса «Архивной фонд».

На сегодняшний же день, в наших условиях, создание тематических БД наиболее оправдано под конкретные, определенные проекты.