Отдел НСА, ААТ и ИПС
Информация об участии в семинаре по ААТ в г. Екатеринбурге,
28.02.2006
1. Тема совещания «Современное состояние и проблемы внедрения автоматизированных технологий в сфере деятельности архивной службы Урала».
Были представители, в основном из Комитетов и Управлений по делам архивов, из Свердловской, Курганской, Тюменской, Челябинской, Оренбургской, Самарской областей, Республики Удмуртия и Пермского края.
Не прозвучали выступления от Оренбурга и Самары. Самара слишком поздно получила приглашение об участии в семинаре, но, узнав, что среди участников, выступающих есть представители из Перми, в частности Плотников С.А., быстренько купили билеты и приехали в Екатеринбург, чтобы лично познакомиться.
Основная задача, цель данного мероприятия была – подвести итоги, определиться, что мы имеем на сегодняшний день в сфере ААТ.
Практически во всех выступлениях, за исключением Удмуртии и ГОПАПО, прозвучал небольшой экскурс по истории развития данного направления архивной деятельности, начиная с того момента, как был приобретен первый компьютер и до настоящего времени.
В тех регионах, где были приняты на областном, региональном уровне целевые программы по приобретению, оснащению компьютерной техники, по автоматизации архивной деятельности, то там есть и определенные результаты.
2. В Свердловской области был разработан План приобретения компьютерной техники и сейчас, на одного архивиста в Свердловской области приходится 1,7 компьютера, т.е. 100 % оснащение техникой. И теперь одной из проблем у них является – неумение, а порой и нежелание специалистов пользоваться этой техникой, особенно в муниципальных архивах.
100 % оснащение техникой ощутили и участники семинара: для демонстрации, презентации своих разработок были предоставлены ноутбуки, проектор, экран.
Сами свердловчане, как правило, не разрабатывают программ. Они работают с компанией «Айтекс», которая занимается разработкой программного обеспечения. И в ближайшее время собираются заключить договор о сотрудничестве, долгосрочный.
В данный момент, они готовят новый сайт Уральской зоны, который будет отвечать всем современным требованиям, информационно-насыщенный, где можно будет найти ответ чуть ли ни на любой вопрос.
3. От Кургана выступал специалист организационно-аналитического отдела Комитета по делам архивов.
Он также рассказал, вкратце, историю их автоматизированных технологий, оснащенность техникой у них хорошая: с помощью цифрового копировального аппарата Recon они создают бумажные копии документов, особенно картографических, т.е. своего рода решают проблему создания фонда пользования.
В связи с тем, что у них большая текучесть кадров, остро стояла проблема – бесконтрольной, неупорядоченной разработки программ, создания БД. И в прошлом году они упорядочили все это дело: был разработан единый «План (порядок) создания программного обеспечения в архивных учреждениях Кургана».
4. Челябинск поделился опытом работы с ПК «Архивный фонд»: работа ведется планово, готовится Путеводитель, поэтому основное внимание уделяют заполнению исторических справок, аннотаций. Также как мы, сканируют, распознают старые описи для конвертации в «АФ».
Заявленное выступление о мультимедийных технологиях оказалось, по сути, рассказом об Интернет технологиях: что имеется сайт, электронная почта, посредством которой они собирают планово-отчетную документацию с архивных учреждений. Создание мультимедийных проектов только в планах, пока приобретают необходимую технику.
Своими силами пытаются решить проблему затухающего текста с помощью цифрового книжного сканера. Времени требуется на это тоже много, особенно для распознавания, дополнительный свет необходим, и порой проще и быстрее набрать текст вручную. Тем не менее, работу эту ведут.
5. От Тюмени мы ждали услышать много интересного про их электронный архив, тем более что эта проблема и нас может коснуться в недалеком будущем напрямую.
Но работа по созданию Электронного архива Тюменской области находится на начальной стадии: только-только начинает поступать оборудование для оцифровки. Схема перевода у них такая же, как и мы планировали у себя: первое – это НСА, прежде всего описи, затем ОЦД и уникальные документы. Сначала подготовка рабочих мест, потом оцифровка и редактирование, подготовка отсканированного материала, затем написание программного обеспечения и обучение специалистов на работе с оборудованием и ПО.
Вообще, идея создания Электронного архива исходила от бывшего губернатора области, была разработана областная целевая программа сроком на 5 лет. С приходом нового губернатора сроки создания ЭА сократили, до 3 лет, и к концу 2008 года проект Электронный архив Тюменской области должен быть сдан, в связи с этим им пришлось оборудовать дополнительное рабочее место.
На наш вопрос, как они планируют справиться со всем этим, было сказано, что все вопросы к представителю корпорации ЭЛАР Радченко А.В., благо он присутствовал на этом семинаре. Радченко уверенно заявил, что все будет сделано в срок. На вопрос, сколько же стоит данный проект, и Радченко, и представитель Тюмени ушли от этого вопроса, ссылаясь, друг на друга.
6 Интересное выступление было у специалистов из Удмуртии, конкретное, по определенной теме – о внедрении автоматизированных архивных технологий в работу с документами по личному составу, с демонстрацией БД:
- тематические БД по л/с
- именные (фондовые, межфондовые)
- БД по учету социально-правовых запросов и др.
Все БД с хорошей поисковой системой, можно сразу формировать архивную справку.
Чувствуется, что к ААТ в Удмуртии подходят серьезно, уделяют много внимания, большой опыт уже имеется, работа ведется конкретная и результаты этой работы видны и главное востребованы. Они всегда готовы поделиться своими наработками, опытом. В частности, с их программой «Запросы» работаем и мы.
7. Выступление Плотникова С.А. также было по конкретной, определенной теме: автоматизация работы с описями в электронном виде. Были представлены программы «АвтоАФ» и «Автоопись» с презентацией.
Приятно, что нас ГОПАПО, в лице Сергея, знают, достойно оценивают его программы, наработки, многие архивные учреждения используют их в своей работе.
8. Кроме того, были затронуты следующие проблемы:
- использование архивной информации, особенно фотодокументов, с сайтов, из Интернета пользователями без ссылок на архивные фонды. Т.е. необходим должный уровень защиты архивной информации. В отдельных регионах (Курган, Челябинск, в Екатеринбурге приступили к этому) при областных администрациях уже созданы отделы, Советы по информационной безопасности, в которые в обязательном порядке входят представители архивной службы.
- по-прежнему всех волнует вопрос о юридическом статусе электронного документа. Есть вероятность, что в 2006-2007 гг. будет разработан государственный стандарт электронного документа, сейчас проходит конкурс по участию в разработке данного стандарта.
9. В заключении, Капустин А.А. сообщил, что в его планах организовать семинар по проблемам ААТ с участием представителей не только Урала, но и Сибири и Поволжья.
Организаторы семинара обещали всем участникам выслать электронную версию выступлений данного мероприятия.