О ходе выполнения приказа
архива от 11.03.2001 № 16 – ОД
«Об обеспечении сохранности
описей при их использовании»

 В ходе контрольной проверки архива комитетом по делам архивов в декабре 2000 г. отмечались недостатки по обеспечению сохранности второго (рабочего) экземпляра архивных описей.  В целях устранения недостатков предпринят ряд мер, 11.03.2001 г. издан приказ архива №16 – ОД «Об обеспечении сохранности описей при их использовании», который способствовал обеспечению сохранности второго (рабочего) экземпляра архивных описей. 

1. Предполагалось изменить порядок выдачи описей специалистам архива, т.е. специалисты, чьи рабочие места находятся на 2-7 этажах, должны были пользоваться для работы третьим экземпляром описей, находящимся в хранилище. Данный пункт приказа не выполнен, все сотрудники архива используют в работе второй рабочий экземпляр описей.
2. Произошло перераспределение ответственных за выдачу и обеспечение сохранности описей, первый и третий экземпляр остались в ведении отдела обеспечения сохранности, учета и НСА документов (ныне обеспечения сохранности и учета документов), второй экземпляр перешел под ответственное хранение отдела информации, публикации и научного использования документов. Полностью изменена система выдачи описей. Раньше сотрудники брали описи сами и записывали в журнал, без оформления требования. Сотрудник, отвечающий за сохранность описей, только расставлял их после возвращения. С сентября 2001 г. отделу выделена ставка смотрителя читального зала, в должностные обязанности которого входит выдача и прием описей, таким образом, исключен открытый доступ сотрудников к рабочему экземпляру описей.
3. Был разработан и введен специальный бланк-заказ требования для выдачи описей. Сейчас выдача описей исследователям и сотрудникам производится на основе требования, завизированного начальником отдела информации, публикации и научного использования  документов. Описи выдаются под расписку, пользователи ставят свою подпись при получении и возвращении в требовании, после чего сотрудник читального зала в специальном журнале фиксирует по единично номера выдаваемых описей, а не общее количество как раньше.  Но надо отметить, что в последнее время участились  случаи, когда сотрудники архива берут описи сами, без оформления требования.
4. Систематически проводится работа по проверке правильности подкладки описей, за 2002 г. сотрудниками проверена правильность подкладки 8616 описей. По инициативе специалистов отдела в 2002 году проверено наличие 3458 второго экземпляра описей по 227 фондам. Описи проверялись по карточкам фондов и фиксировались в специальном журнале «Книге учета количества описей по фондам». Попутно проводилась работа по проверке правильности подкладки описей и их физического состояния. Подготовлен акт на отсутствующие описи, у которых необходимо восстанавливать рабочие экземпляр для передачи в комнату описей. Составлен акт на описи, требующие улучшения физического состояния.

В целях обеспечения сохранности рабочего экземпляра описей выделено другое помещение, благодаря чему удалось увеличить количество сейфов для размещения коробок с описями, ранее находившихся вне сейфов и провести рациональное перемещение описей.

Данный приказ считаю выполненным, предлагаю снять его с контроля.

О.А. Маркелова, начальник отдела информации,
публикации и научного использования документов

Проект решения аппаратного совещания при директоре архива по вопросу:

О ходе выполнения приказа архива от 11.03.2001 № 16 – ОД «Об обеспечении сохранности описей при их использовании»

1. Информацию начальника отдела информации, публикации и научного использования документов Маркеловой О.А. принять к сведению.
2. Отделу информации, публикации и научного использования документов (Маркелова О.А.) продолжить работу по проверке наличия описей, ведению Книги учета количества описей по фондам, физического состояния описей (в течение 2003 г.).

3. Отделам обеспечения сохранности и госучета документов (Шуваева И.А.) и НСА, ААТ и ИПС (Напольских М.А.) внести в планы 2004 г. работу по ксерокопированию и оформлению отсутствующего рабочего экземпляра описей и описей, требующих улучшения физического состояния (в течение 2004 г. и в последующие годы):

   1. Активизировать работу по созданию 3 экземпляра описей;
   2. Начать работу по перепечатке описей со слепым текстом, рассмотреть вопрос о принятии на данный вид работы специалиста по трудовому договору.
4. Начальникам отделов обратить внимание на недопустимость свободного доступа сотрудников в комнату описей.
5. Контроль за выполнением решения возложить на директора архива.