Пермский государственный архив социально-политической истории

Основан в 1939 году
по постановлению бюро Пермского обкома ВКП(б)

 О работе читальных залов государственных областных учреждений

Читальный зал является одним из важных подразделений в структуре архива и выполняет задачу архива по обеспечению доступа пользователей архивной информации к документам для научных и практических целей, для удовлетворения законных прав и интересов граждан.

  1. Анализ работы читального зала проводится ежеквартально (для отчета за квартал), ежегодно (для отчета за год). В апреле 2002 г. проводился анализ работы читального зала за 6 лет (1996 –2001) для Анкеты Росархива, в 2001 г. за 10 лет  для «Обзора работы архива за 10 лет». 

  2. За период с 2000 г. по настоящий момент вопросы организации обслуживания пользователей в читальном зале рассматривались на совещательных органах архива 5 раз, из них: 2 раза на заседании дирекции, 3 раза на аппаратном совещании  при директоре архива, при чем из 5 вопросов 2 в прямой постановке:

    • 18 января 2000 г. на заседании дирекции  - «О формах и методах работы отдела информации, публикации и научного использования документов по реализации перспективной программы: «Основные направления работы по использованию документов АФ Пермской области, хранящихся в ГАНИ, на 1996-2002 гг.»;
    • в октябре 2000 г. на заседании дирекции – «О проектах перспективных планов развития архивного дела в ГАНИ на 2001-2005 гг. по использованию документов архива»;
    • в июне 2001 г. на аппаратном совещании  при директоре архива – «О работе читального зала и перспективах  ее совершенствования»;
    • в феврале 2002 г.  на аппаратном совещании  при директоре архива – «Об эффективности мероприятий, проводимых отдел информации, публикации и научного использования документов по обеспечению сохранности документов при их использовании»;
    • в январе 2003 г. на аппаратном совещании  при директоре архива – «О ходе выполнения приказа директора архива от 11.03.2001  № 16 - ОД «Об обеспечении сохранности описей при их использовании».

    Также надо отметить, что и в предыдущие годы, данные вопросы неоднократно рассматривались на совещательных органах архива, например:

    • 24 августа 1999 г. на аппаратном совещании  при директоре архива – «О ходе выполнения приказа директора архива от 10.09.1998 г. решения дирекции от 24.04.1998 г. о состоянии работы по оказанию платных услуг и ее дальнейшему совершенствованию».

    Рассмотрение  и обсуждение вопросов, связанных с работой читального зала,  на заседаниях совещательных органов архива способствовало значительному улучшению его работы, в частности, в вопросах обеспечения сохранности документов при их  использовании, соблюдению установленных правил по работе читального зала, требований к пользователям при  работе с документами и т.д.
  3. В архиве имеется достаточное количество нормативно-методических документов по организации работы читального зала - «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ», проект «Рекомендаций по доступу к документам  государственных архивов, содержащих персональные данные», правила работы и порядки работы читальных залов архивов других регионов, а также Правила работы  ГАНИОПДПО и ГАДПРПО, «Регламент доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации».  В 2002 году были разработаны «Правила работы читального зала ГОПАПО», но в связи с реорганизацией архива не были утверждены, в настоящий момент они переработаны, одобрены ЭМК и приказом архива с 07 февраля 2003 г. введены в действие. В связи с тем, что на хранении в Государственном областном учреждении «Государственный общественно-политический архив Пермской области» находится большое количество документов, содержащих персональные данные (личные и персональные дела членов КПСС, ВЛКСМ, прекращенные уголовные и фильтрационно-проверочные дела), а в законодательно-правовом поле Российской Федерации нет специального акта, регламентирующего порядок доступа, работы, использования документов, содержащих персональные данные, меру ответственности за его нарушение, отделом  в целях обеспечения прав личности на защиту персональных данных и унификации системы доступа, юридических и физических лиц к информации архива, содержащей персональные данные, и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации разработан «Временный регламент доступа к документам, содержащих  персональные данные», который также с 07 февраля введен в действие. 

  4. При выдаче пользователям дел, содержащих конфиденциальную информацию, сотрудники архива руководствуются, прежде всего, законодательством Российской Федерации, текстом выступления Т.Ф. Павловой, начальника отдела организации использования и публикации документов Росархива на заседании ЗМНС 05.07.1994 г. в г. Челябинске, в котором изложены основные принципы работы с такими документами, в отношении уголовных и фильтрационно-проверочных дел - регламентом. используются в работе «Основные правила работы государственных архивов РФ» и проект «Рекомендаций по доступу к документам, содержащим персональные данные», привезенный начальником отдела после прохождения обучения во ВНИИДАДе.

    В соответствии с вышеперечисленными документами дела, содержащие конфиденциальную информацию, выдаются пользователям только с разрешения главного хранителя, при этом они предварительно просматриваются на предмет конфиденциальных сведений и в случае обнаружения не выдаются в  читальный зал, либо конвертируется часть дела. Личные и персональные дела не выдаются пользователям, если пользователь настаивает на получении сведений, тогда от них принимаются тематические запросы и даются ответы на поставленные пользователем вопросы, если они не носят конфиденциального характера. Подлинники ОЦ выдаются на общих основаниях, т.к. страховой фонд  в архиве не создан.
  5. В последние годы наблюдается рост числа пользователей архивной информации. Так,  в 1999 г.  число пользователей (исследователей) составило 47 человек, 2000 – 60, 2001 – 146 (из них: новых –116, повторно - 30), 2002 - 232 (новых – 144, повторно – 40, родственники – 48), т.е. количество исследователей по сравнению  с 2000 г. возросло в 3,8 раза (на 386 %), с 1999 г. в 4,9 раза (на 493%). Количество исследователей, зарегистрированных в  этом году (07.02.2003 г.) – 54 человека. Посещаемость в 2002 году составила – 2031, 2001 –1171, 2000 – 905,  посещений на 07.02.2003 – 474. Предполагаем, что рост числа пользователей вызван интересом к документам советского периода и активной работой архива по популяризации его, и это наглядно видно  по количеству пользователей, интересующихся документами органов КПСС,  в отличие от предыдущих лет, когда был повышенный интерес к документам по политическим репрессиям.
  6. За истекший период читальный зал посетили 3 человека  из стран СНГ (Брянская область, г. Ташкент, г. Симферополь) и 2 пользователя из США (г. Сан-Франциско, штата Мичиган (Мичиганского университета).
  7. Количество выданных дел в читальный зал также продолжает расти. В 2000 г. – 2558, 2001 г. – 5541, 2002 – 10231, за 2 месяца 2003 г. - 1844. Выдано описей  в 2002 г.  – 1677, перечней вопросов – 232, подшивок газет - 42. Микрокопии в ч/з не выдаются, только оригиналы, причина известна и была указана выше.
  8. Основной контингент пользователей – это, конечно же, ученые, затем идут студенты, учителя и школьники, краеведы, журналисты, работники музеев, специалисты различных предприятий и организаций, занимающиеся изучением истории и проблем своих организаций и предприятий.
  9. Темы исследований можно условно разделить на 10 направлений, приоритетными являются темы, связанные с социально-политической и экономической историей Пермской области, политические репрессии, история городов и районов области, предприятий, учебных заведений, политических и общественных движений. Генеалогические исследования от общего процента занимают  0,82 % (3 человека), не считая пользователей, которые знакомятся с делами репрессированных родственников (71 человек). К генеалогическим исследованиям можно отнести тематические запросы биографического характера (за 2002 г. поступило 32 таких запроса  из 132 тематических).
  10. Специалистами отдела, и в частности сотрудниками читального зала постоянно ведется учет пользователей и тематики исследований. В отделе ведутся следующие картотеки (в карточном варианте): «Именная картотека исследователей (пользователей архивной информации) читального зала», «Картотека тематики исследований, проводимых по документам архива», «Хронологическая картотека публикаций архива», «Картотека публикаций, подготовленных сотрудниками архива», «Картотека публикаций по фондам архива».
  11. Обслуживанием пользователей в читальном зале до августа 2001 г. занимался один сотрудник. В настоящий момент этой работой в отделе занимаются 2 человека. В отсутствие сотрудников читального зала по обслуживанию исследователей другие сотрудники отдела. Очень часто они дают консультации исследователям т.к. имеют больший опыт работы в архиве и  лучше ориентируются в составе документов. Хотя, в основном, консультации исследователям дают непосредственно сотрудники читального зала и если они не владеют необходимой информацией, то сами консультируются у сотрудников других отделов, чаще всего начальников отделов и главного хранителя фондов. К числу сотрудников, обслуживающих посетителей читального зала, можно отнести и специалистов отдела обеспечения сохранности  (те, кто выдает дела), т.о. общее количество людей занимающихся обслуживанием пользователей  составляет 7-8 человек.
  12. Предложений о продлении работы читального зала в вечерние часы или в выходные дни, практически не поступало. Поступали одно или два предложения от приезжих, но данные предложения руководством архива не рассматривались, т.к. сотрудники архива всегда стараются создать условия для работы исследователей, особенно приезжих (им выдаются дела в тот же день и сверх установленной нормы).
  13. Больших изменений в техническом оснащении читального зала за последние годы не произошло. Появился компьютер, но он старой модификации, маломощный,  в локальной сети не работает, т. е. исследователи не могут пользоваться существующими и создающимися в архиве БД.
  14. На сегодня в архиве имеется: единый систематический каталог по фонду Пермского обкома КПСС, картотеки архивных уголовных дел на лиц, снятых с оперативного учета в ИЦ УВД Пермского облисполкома, архивных уголовных дел на лиц, реабилитированных, проверочно-фильтрационных дел, дел с трофейными немецкими карточками, учетно-тематическая картотека фотоколлекции (с контрольными снимками) и 16 тематических картотек, «Путеводитель по фондам ГАНИОПДПО» (есть в электронном варианте), БД по справочнику «Из истории религии в Прикамье», справочник в книжном варианте и картотека по данной тематике на основе документов нашего архива, которая была создана при подготовке справочника, а сейчас продолжает пополняться, описи (10 тыс.), перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов партийных и комсомольских комитетов области, программа «Архивный фонд». Но из – за плохой технической оснащенности и нехватки площадей (т.е. нет отдельного помещения, где бы был сосредоточен весь научно-справочный аппарат архива), исследователи не имеют возможности свободного доступа к НСА, поиск информации осуществляется по их запросам. Виды НСА, которые можно выдать в читальный зал предоставляются пользователям для самостоятельного изучения (описи, перечни вопросов, разделы картотек). Нарекания на плохое состояние НСА поступают от исследователей постоянно, но этому  есть объяснение. Все знают, что наш архив до 1991 г. являлся партийным архивом, и НСА создавалось по Примерной схеме единой классификации документальных материалов партийных архивов ИМЛ, крайкомов и обкомов партии, которая соответствовала принципу партийного строительства, а не по Схеме единой классификации документальной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР, где заложен тематический принцип. Перед архивом стоит серьезная задача создания развернутого  НСА по тематическому признаку и его автоматизированного варианта.
  15. Проблем с обеспечением читального зала экземплярами описей не возникает, потому, что в должностные обязанности сотрудников читального зала входит прием и выдача второго рабочего экземпляра описей. Сотрудники читального зала в течение получаса предоставляют описи исследователям по их заявкам. В том случае, если в комнате описей отсутствует второй экземпляр, делают заявку на выдачу первого экземпляра из хранилища. Перед архивом стоит задача по созданию полного комплекта описей. В 2002 г. по инициативе специалистов отдела  была начата работа по проверке наличия второго экземпляра описей (проверено 227 фондов) и составлен список отсутствующих. В этом году предполагается продолжить эту работу и восстановить недостающие экземпляры описей.
  16. Исследователи имеют возможность пользоваться научно-справочной библиотекой архива и по возможности пользуются, но существует ряд проблем. Библиотека находится в ведении отдела, в ней числится около 15 тыс. экземпляров книг и  она продолжает пополняться. Проблема заключается в том, что фонд библиотеки не описан и не систематизирован, что затрудняет поиск книг. Силами сотрудников отдела и студентов института культуры  в 2002 г. было описано более 2000  книг, делать эту работу постоянно они не в состоянии из-за постоянно увеличивающегося потока исследователей. А хотелось бы обратить внимание руководства комитета на то, что в библиотеке нашего архива имеются уникальные издания, которых нет в других библиотеках (мнение исследователей). Поэтому перед архивом остро стоит задача описать библиотеку и ввести в оборот для пользователей, или даже можно сказать задача стоит шире, чем описать библиотеку, надо создать фонд печатных изданий, куда бы вошли имеющаяся н/с библиотека, библиотека, переданная В.Ф. Тиуновым и насчитывающая 11 тыс. экземпляров и печатные издания, находящиеся  в фондах архива, о существовании которых не знают исследователи, т.е. задача заключается в том, что необходимо описать все имеющиеся печатные издания архива, составить  единый каталог и завести его в БД. Но для этого необходимо выделить отделу специалиста, занимающегося  решением только этих задач.
  17. Как было уже сказано ранее, описи выдаются исследователям через 30 минут после заказа. Выдача дел из архивохранилищ производится на следующий день после подачи заполненного по установленной форме требования с 10-00 до 12-00 часов, если дела оставлены на хранении в сейфе читального зала, то выдаются с 9-30. Для иногородних пользователей, лицам, реабилитированным в установленном порядке, и их родственникам дела выдаются в день заполнения заказа на выдачу дел. Также принимаются заказы от исследователей  по телефону, особенно практикуется такая форма при ознакомлении с делами  репрессированных, так как они могут быть технически не подготовлены для просмотра.
  18. Перед выдачей дел в читальный зал сотрудники отдела обеспечения сохранности и госучета документов обязательно проводят полистную проверку выдаваемых дел. После использования дела сотрудники читального зала  также полистно проверяют дела, причем надо отметить, что до выделения отделу ставки смотрителя читального зала эта работа проводилась нерегулярно, теперь проверяется каждое дело при сдаче в архивохранилище. Листы использования есть во всех делах.

  19. Отказы или отсрочка в выдаче архивных дел исследователям бывают в следующих случаях:

    • при большом объеме заказов на выдачу в читальный зал прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел, требующих технического оформления, но при этом сроки выдачи дел конкретным исследователям согласовываются сотрудником читального зала с пользователем и работником архивохранилища, отвечающим за техническую обработку дел;
    • их плохого физического состояния;
    • ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
    • при выполнении служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
    • выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям; экспонирования заказанных материалов на выставке;
    • выдачи их другому пользователю;
    • если дела не прошли научного описания, технического оформления, а также с которых не снят ограничительный гриф.

    Конфликтных ситуаций не возникало, т. к. сотрудники читального зала стараются  изыскать все возможные пути предоставления  дел. В исключительных случаях проблема разрешается при помощи руководства архива. 
  20. Архив оказывает более 50 видов платных услуг, из них 15 видов услуг оказывается сотрудниками читального зала. Нареканий исследователей по поводу платности услуг до настоящего момента не поступало, но в будущем, в связи с тем, что руководство архива планирует к апрелю пересмотреть цены на работы и услуги, выполняемые архивом, жалобы возможно поступят.
  21. Жалоб на обслуживание пользователей в читальном зале не поступало, а наоборот поступают письма на имя директора с просьбой вынести благодарность сотрудникам читального зала. Иногда возникают  вопросы, связанные с дополнительными привилегиями для исследователей (выдача дел сверх установленной нормы, ксерокопирование большого объема листов в делах и т.д.), которые они получают с разрешения директора.
  22. Установленный порядок оформления и выдачи дел, заполнения заказов на выдачу дел строго соблюдается. Начальник отдела проверяет правильность оформления требования, если требование оформлено неправильно обращает на это внимание сотрудников читального зала, после ставит свою резолюцию. В отсутствие начальника отдела, требование визирует зам. начальника отдела, а раньше эта обязанность была возложена на главного специалиста. После согласования заказа на выдачу дел с начальником отдела информации требование визируется у начальника отдела обеспечения сохранности документов или главного хранителя. Заказы на выдачу описей визирует начальника отдела информации. Но конечно бывают случаи, когда срочно надо получить дело, а руководства нет на месте, тогда требование на заказ дела визируется старшим по должности в отделе. При получении дел исследователи расписываются за каждое полученное дело или опись. При сдаче дела, работники читального зала ставят свою подпись в требовании после получения дела  или описи от исследователя.
  23. Что касается вопроса сохранности дел в читальном зале, то здесь имеется ряд трудностей. В связи возросшим количеством исследователей и получением большого количества дел для работы исследователям в читальном зале не хватает сейфов для обеспечения сохранности документов. К тому же конструкция сейфов не очень подходит для хранения документов (состоит из отдельных ящиков). Часть документов хранится в комнате описей, что не очень удобно для сотрудников читального зала. Данный вопрос поднимался перед руководством архива в феврале 2002 г.  на аппаратном совещании  при директоре архива при рассмотрении вопроса – «Об эффективности мероприятий, проводимых отдел информации, публикации и научного использования документов по обеспечению сохранности документов при их использовании». В решении аппаратного совещания записано: «Приобрести сейфы в читальный зал для хранения дел», но, увы,  в течение года они так, и не были приобретены. С целью обеспечения сохранности документов и из-за отсутствия условий для хранения документов в читальном зале была изменена система сдачи дел в хранилище после использования исследователями, т.е. дела, предназначенные для сдачи, хранители стали  принимать вечером, а не утром, как было принято распорядком работы архивохранилищ до марта 2002 г. 

  24. Если оценивать работу архива по обеспечению доступности пользователей к архивной информации для научных и практических целей и удовлетворения законных прав и интересов граждан, то можно оценить ее положительно, т.к. архив предоставляет все имеющиеся возможности для пользователей, если это не противоречит законодательству Российской Федерации и старается оказать пользователю посильную помощь (подготовка сборников, выставок документов, тематических запросов и т.д.).

    Оценить работу по обеспечению сохранности документов, выдаваемых исследователям, можно менее положительно по независящим от него причинам (плохая материально-техническая оснащенность читального зала, нехватка площадей и т.д.), но сотрудники архива стараются строго соблюдать все необходимые правила.

О.А Маркелова