«Об итогах деятельности отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, личных фондов и КФФД в 2004 году»
В течение года отдел комплектования работал в соответствии с Комплексной программой комплектования архива документами общественных формирований, организаций и учреждений на 2001-2005 гг. Комплексной программой комплектования архива документами личного происхождения на 2002-2004 гг.
Сотрудниками отдела была продолжена работа по развитию договорных отношений с организациями, оказана методическая и практическая помощь фондообразователям: осуществление контроля за организацией документов в делопроизводстве фондообразователей, упорядочением документов, обеспечением сохранности и отбором на госхранение, используя разнообразные формы и направления в работе (комплексные, тематические и контрольные проверки).
Лузяниной И.В., главным специалистом по комплектованию архива личными фондами была разработана Комплексная программа комплектования ГОПАПО документами личного происхождения на 2005-2008 гг..
Говоря об итогах прошедшего года, я хотела бы назвать некоторые цифры:
- Передача дел на госхранение в архивохранилище
- пост. хранения – 1609 ед.хр. (план 1533 ед.хр.)-104.9 %
- по личному составу – 281 ед.хр.
- личного происхождения – 824 ед.хр.
- фонодокументы – 15 ед.хр.
- видеодокументы – 5 ед.хр.
- архивная коллекция фотоальбомов – 24 ед.хр.
- Оказана методическая и практическая помощь в описании документов организациям, представлены на ЭПК архива, утверждены, согласованы описи дел:
- пост. хр. – 1024 ед.хр. (план 1000 ед.хр.) – 102.4 %
- по личному составу – 679 ед.хр.
- Проведена НТО документов в архиве, составлены описи, утверждены на ЭПК архива – 201 ед.хр. (Коллекция документов современной общественно-политической жизни Прикамья за 1991-2003 гг.; Коллекция документов общественных организаций, прекративших свою деятельность)
- Оказана методическая помощь фондообразователям в составлении номенклатур дел – в 7 организациях
- Проведены проверки в организациях-источниках комплектования – 18 (план –13)
- Заключены договоры о сотрудничестве с 6 организациями (религиозная организация «Иудейское религиозное общество» (ИРО), объединенная профсоюзная организация ООО «ЛУКОЙЛ-Пемнефтепродукт», Пермский общественный фонд поддержки демократических сил Прикамья и др.). Пролонгированы договоры о сотрудничестве с 20 организациями
- Заключены договоры дарения с держателями личных фондов – 11 (В.К. Котов, В.И. Шальникова, В.Г. Светлаков, А.В. Жохов и др.)
- Подготовлены и проведены семинары для ответственных за делопроизводство и ведомственное хранение документов, для работников районной администрации и сельских советов и т.д. – 10 семинаров (при плане-4)
- Подготовлен проект Соглашения о сотрудничестве с Пермской Епархией
- Проведено 38 выходов на инициативное документирование общественно-политических мероприятий, проводимых в городе и области:
- Участие в Пермском региональном форуме п.Усть-Качка
- Пресс-конференция Ирины Хакамады, кандидата на пост президента России с журналистами
- Пресс конференция Ю.П. Трутнева, губернатора Пермской области с журналистами в связи с его назначением на должность Министра природных ресурсов России
- Пребывания Чрезвычайного и Полномочного Посла Федеративной Республики Германия господина Ханса-Фридриха фон Плетца
- Оказаны платные услуги организациям на сумму более 16 тыс.руб.
Основным направлением работы отдела является формирование Архивного фонда Пермской области документами, образующихся в деятельности общественных организаций в соответствии с комплексными программами и ежегодным планом описания и приема документов.
В конце года в области комплектования архива документами на нетрадиционных носителях вызвало тревогу увольнение сотрудника, что привело к тому, что на фото, видеосъемки выходили все сотрудники. Большую тревогу вызывает описание документов на нетрадиционных видах носителей, которые поступили в архив, но не описаны, не введены в научный оборот до сих пор, частая сменяемость специалистов. Объемы документов растут, и отсутствие специалистов приводит к тому, что вновь созданные документы будут введены в научный оборот не раньше чем через 3-5 лет и ставит под сомнение необходимость проведения фотофоновидеосъемок.
Предлагаю один из вариантов:
Для первичного решения описания документов на нетрадиционных видах носителях (фотодокументы) осуществлять в других отделах (отделе НСА и др.).
Сотрудники отдела комплектования впервые начали осуществлять съемку в 2003 г. видеоряда по созданию проекта «Живая история» о Воробьевой З.Е. В 2004 году по разным причинам проект не был продолжен. Хотелось бы, чтобы этот проект все-таки был закончен с привлечением профессионалов.
На данный момент на одном из основных направлений работы отдела отсутствует специалист по комплектованию архива документами партий, движений, союзов, некоммерческих организаций. Работа с такими организациями очень трудная, кропотливая, требующая терпения. Отказаться от работы с ними мы не можем, так как являемся общественно-политическим архивом (профильным), а это значит, что в этом направлении будут работать все сотрудники отдела, что не может сказаться на их основной работе.
В течение года можно констатировать проявление интереса исследователей к нашим фондам, документам (религиозным организациям, экологическим, профсоюзным). Поэтому предстоит дальнейшее сотрудничество с национальными обществами, религиозными организациями, партиями, движениями и др., расширять круг держателей личных фондов за счет привлечения руководителей общественных организаций, депутатов Государственной Думы РФ, Законодательного собрания Пермской области, ветеранов локальных войн и военных конфликтов и др.
Особо хотелось отметить, что в прошедшем году сотрудники отдела участвовали и выступали на конференциях в г. Кургане и г. Екатеринбурге, межрегиональном семинаре в г. Тобольске. Это позволило познакомиться с работой других архивов, сравнить условия, методы, результаты работы архивов других областей. И надо отметить, что работаем мы не хуже других, а в некоторых направлениях даже лучше.
Руководством уделяется внимание по благоустройству рабочих мест сотрудников, но хочу обратить внимание на каб. № 11. Доплаты к зарплате это неплохо (вредные условия), но условия для работы необходимо создавать, ведь главное - это здоровье человека.
И последнее – хотелось бы отметить работу студентов, которые на протяжении всего года нам помогали в выполнении и перевыполнении основных показателей.