Внедрение правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ отделом информации, публикации и научного использования документов
Необходимо отметить, что Правила, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. не имеют принципиальных новелл, касательно направления использования, в сравнении с «Основными правилами» 2002 г.
Обращает на себя внимание лишь формальный признак размещения информации. В «Правилах» 2007 г., в отличие от прежних, пункты «Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам», «Общие требования к описанию архивных документов» помещены в раздел «Организация использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в архиве», при этом отдельно выделены параграфы: Опись дел документов, Путеводители, Каталоги, Указатели и обзоры, но вот параграф «Подготовка архивных справочников к изданию исчез» исчез, как исчезли и параграфы, расшифровывавшие «Публикационную деятельность архива»:
- 8.15.1. Типы, виды и формы публикаций документов,
- 8.15.2. Организация подготовки документальных публикаций,
- 8.15.3. Формирование плана-проспекта издания
- 8.15.4. Выявление и отбор документов и передача текста документов
В связи с отсутствием этих важных пунктов в новых правилах приходится пользоваться данными пунктами правил 2002 г.
Порядок исполнения запросов пользователей
Данный раздел не содержит принципиальных новелл, информация лишь несколько перегруппирована.
«Обслуживание пользователей в читальном зале»
Сейчас в пункте 5.13. присутствует однозначная формулировка: «Не поводится копирование документов Архивного фонда РФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии», чего ранее не было и поэтому сотрудникам читального зала было сложно отказать пользователям в их просьбе копировать документ.
Новый момент этого же пункта: «При оформлении копии рассекреченного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп «Рассекречено». При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа». Внедрение этого пункта вызывает некоторое сомнение, правомерно ли сотрудникам Ч/З распоряжаться штампом «Рассекречено», не прерогатива ли это отдела сохранности документов?
Следует отметить, что внедрение новых правил прошло без проблем, поскольку они не имеют принципиальных отличий от прежних.
Приложения к новым правилам не содержат необходимых для работы бланков, поэтому пока что пользуемся бланками образца 2002 г.
Отдельно следует сказать о том, что в этом году шло внедрение новых правил работы в Ч/З с документами, переданными из ФСБ. Режим доступа к этим документам соблюдается в полном соответствии с новыми требованиями, без документального подтверждения родственных связей документы в читальный зал родственникам не выдаются. При невозможности такого подтверждения информация предоставляется в форме архивной справки. Исследователи имеют доступ лишь к документам, рассекреченным по истечении 75 лет.
Подводя некий итог, констатируем:
-
Внедрение новых правил работы в отделе проходило по схеме:
-
Самостоятельное изучение правил сотрудниками по направлениям работы отдела,
-
Совместное занятие специалистов отдела по сопоставлению новых правил с правилами 2002 г. и выявлению в них новых положений.
-
Совместное занятие по выявлению проблем в практике применения новых правил работы.
-
-
Используя полномочия аппаратного собрания, необходимо решить вопрос о практике нанесения на откопированные документы из рассекреченных дел грифа «Рассекречено». Очевидно, здесь есть два варианта:
-
Сотрудники отдела сохранности при выдаче дел в зал могли бы проставлять внутри рассекреченного дела на всех документах, имеющих гриф «Секретно» штамп «Рассекречено». Таким образом, этот гриф не требовал бы вмешательства сотрудников отдела использования.
-
Как вариант можно было бы поручить эту работу студентам в отделе сохранности.
-
Если наносить гриф «Рассекречено» при изготовлении ксерокопий с документов с грифом «Секретно» будут уполномочены сотрудники читального зала, то им необходимо передать штамп.
-